Akcja - reakcja, czyli jak sprostać oczekiwaniom wynikającym z bycia Asystentem Zarządu

Mozolnie zaplanowany harmonogram dnia właśnie uległ nieoczekiwanym zmianom. Przełożony oczekuje natychmiastowej reakcji, której trzeba sprostać, by nie zawieść. Tak właśnie wygląda w skrócie charakterystyka pracy asystenta zarządu. Każdy, kto chciałby realizować się w tej branży powinien zaakceptować specyfikę tego, coraz bardziej popularnego i uznawanego, stanowiska.


Kto się nadaje na Asystenta Prezesa?

Pełnienie funkcji asystenta zarządu nie jest pracą dla wszystkich. Wymaga od kandydata szerokiego wachlarza umiejętności zarówno organizacyjnych, jak i komunikacyjnych. Właśnie te cechy są fundamentalne aby wspierać najważniejsze osoby w firmie. Idealny kandydat powinien znaleźć rozwiązanie każdego problemu, z którym przyjdzie mu się zmierzyć.  Z całą pewnością można stwierdzić, że asystent zarządu to prawa ręka szefa.

Praca asystenta zarządu nie ogranicza się do sztywno ustalonego zakresu obowiązków. Podobnie nie da się określić liczby godzin, które będziemy spędzać w pracy. Idealny asystent musi być zawsze gotowy do wsparcia przełożonych – nawet jeżeli konferencja czy spotkanie biznesowe przeciągnie się do godzin wieczornych.  Niewątpliwie jednak, praca ta nie zalicza się do monotonnych i nudnych. Na co zatem należy zwrócić szczególną uwagę, by sprostać oczekiwaniom i należycie wywiązywać się z powierzonych obowiązków? Poniższe wskazówki niewątpliwie pomogą w osiągnięciu sukcesu i zyskania zaufania szefów.


Nienaganna prezencja

Asystent zarządu jest wizytówką firmy. Dzisiejsza etykieta biznesu wymaga nienagannego wyglądu oraz bezwzględnego posługiwania się zasadami savoir vivre’u. Musimy pamiętać, że pierwsze wrażenie wpływa na opinię o firmie, którą reprezentujemy. Tyczy się to również prowadzenia rozmów telefonicznych oraz prowadzenia korespondencji – zarówno tej elektronicznej, jak i tradycyjnej. Goście umówieni na spotkania  z członkami zarządu powinni zostać należycie przywitani i obsłużeni, np. przez zaoferowanie czegoś do picia. Wysoki poziom kultury osobistej dostrzegą nie tylko umówieni, ale również szefowie, którzy na pewno to docenią.


Gradacja priorytetów

Umiejętnością, którą musi posiadać asystent zarządu to szeroko pojęty zmysł organizacyjny oraz hierarchia priorytetów – często pod presją czasu i przełożonych. Jak wspominałem wcześniej, nie jesteśmy w stanie w pełni zaplanować swojego dnia pracy, gdyż zawsze musimy być gotowi na nieoczekiwany zwrot wydarzeń, np. awaria samochodu szefa, niespodziewana wizyta gości czy polecenie wykonania zestawienia lub raportu w trybie asap (ang. „as soon as possible”). Nie zakładajmy jednak, że każdy dzień będzie dezorganizowany przez nieprzewidziane zdarzenia. By jednak być przygotowanym musimy doskonale orientować się w swoich zadaniach do wykonania i nie odkładać niczego na później. Może to skutkować nie zrealizowaniem danego zlecenia, którego następstwa, w najgorszym wypadku, mogą skończyć się stratami finansowymi dla firmy.


Dyskrecja

Koordynując obieg dokumentów w firmie musimy być świadomi, że w nasze ręce będą trafiać bardzo ważne treści. Będą to zarówno warunki handlowe, dokumentacja kadrowa czy strategie rozwoju – zależnie od profilu firmy w jakiej przyszło nam się realizować. Wiedzą, którą posiądziemy, nie powinniśmy się w żaden sposób dzielić ze współpracownikami ani osobami z zewnątrz. Nawet kiedy zmienimy pracę. Zasada ograniczonego zaufania pozwoli nam zachować dystans pomiędzy sprawami zawodowymi, a relacjami koleżeńskimi. Dyskrecja i lojalność jest bardzo cenioną cechą przez najważniejsze osoby w firmie.


Doświadczenie

Czy brak doświadczenia dyskwalifikuje bycie asystentem zarządu? Na pewno nie. Musimy jednak zdać sobie sprawę, że im większe doświadczenie zawodowe posiadamy tym łatwiej będzie nam zaspokoić potrzeby najważniejszych osób w firmie. Jednym z bardzo ważnych aspektów są wyrobione kontakty, które możemy wykorzystać, np. podczas zlecania tłumaczeń tekstów czy obsługi floty samochodowej. Mając zaufanych i sprawdzonych zleceniobiorców nie będziemy ponosili zbędnego ryzyka ani tracili cennego czasu w znalezieniu nowych, którego i tak będzie nam często brakować. Warto zatem w ścieżce kariery zawodowej poprzedzić pełnienie funkcji asystenta zarządu pracą na recepcji lub w sekretariacie, które wprowadzą nas w tajniki pracy biurowej.       

Powyższe cechy są niezbędne by realizować się zawodowo w roli asystenta zarządu. Liczy się wielofunkcyjność oraz sumienność. Nie możemy zapominać o priorytetach ale również o błahych z pozoru zadaniach. Pełnienie tej funkcji może być tylko przystankiem w rozwoju. Warto maksymalnie wykorzystać możliwość współpracy ze strukturami zarządczymi i wykorzystać zdobyte umiejętności w przyszłości.

Wojciech Cianciara

 

 

 

 

 

 


Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.