Efektywne zarządzanie czasem w sekretariacie

Zawód sekretarki/asystentki nadal niektórym kojarzy się jedynie z odbieraniem telefonów, parzeniem kawy i w najlepszym wypadku obsłudze podstawowych urządzeń biurowych. Już od dawna nie jest to prawdą. Dzisiejszy sekretariat to serce firmy. Osoba w nim pracująca codziennie musi się mierzyć nie tylko z dużą liczbą, ale i ogromną różnorodnością obowiązków. Do jej zadań może należeć między innymi samodzielne prowadzenie sekretariatu (w tym obsługa korespondencji i obiegu dokumentacji wewnętrznej firmy, organizowanie spotkań i konferencji itd.), zaopatrywanie firmy we wszystko potrzebne do prawidłowego funkcjonowania biura, współpraca z przełożonymi (m.in. planowanie dnia pracy, prowadzenie terminarza spotkań, organizowanie podróży służbowych, obsługa gości) i wykonywanie ich poleceń czy zajmowanie się sprawami osobowymi firmy.


Metody zarządzania czasem

Taki natłok i różnorodność obowiązków oraz wysoki poziom odpowiedzialności sprawia, że osoba zatrudniona na stanowisku sekretarki powinna być świetnie zorganizowana i wszechstronna. Radzenie sobie ze wszystkimi obowiązkami na czas wymaga przede wszystkim umiejętności efektywnego nim zarządzania. Czas jest niezwykle cenny. Często nie wiemy ile go posiadamy dopóki się nie skończy, a wtedy nie możliwości pozyskania jego większej ilości żadnym nakładem innych środków. Mając to wszystko na uwadze łatwo dojść do wniosku, że niezwykle ważne jest aby nauczyć się go należycie wykorzystywać.

Rozsądne myślenie, planowanie oraz eliminowanie czynników, które czas marnują to podstawa efektywnego zarządzania czasem. Nie jest to prostym zadaniem, jednak istnieje szereg metod, zasad i sposobów pozwalających znacznie zwiększyć efektywność dysponowania czasem. Poniżej zostało przedstawione kilka z nich:


Wizualizacje

Dobrym sposobem na wypracowanie w sobie odpowiednich nawyków oraz na wzmocnienie umiejętności planowania czasu jest regularne robienie krótkich wizualizacji czekających nas zadań.

Przez najbliższe dni proszę sobie dokładnie wyobrażać nadchodzące kilka godzin. Można to robić w myślach bądź na kartce papieru. Tego typu planowanie łatwo staje się częścią systemu działania człowieka i po pewnym czasie potrafimy większym stopniu panować nad własnym czasem nawet nieświadomie.

Po wszystkim można sprawdzić na ile nasze wizualizacje pokryły się z rzeczywistością i wprowadzić odpowiednie poprawki – zarówno do naszych faktycznych działań jak i do sposobu ich wizualizowania przed ich wykonaniem.


Metoda GDT

Efektywność wykonywania zadań można zwiększyć na przykład dzięki metodzie GDT (ang. getting things done). Polega ona na podzieleniu wykonywania czynności na pięć procesów:

  • kolekcjonowanie – zgromadzenie wszystkich swoich materiałów i planów w jednym miejscu – w „koszyku” tak, aby nie trzeba było o tym cały czas pamiętać,
  • analiza – badanie zawartości koszyka. Nie należy zajmować się więcej niż jedną rzeczą na raz. Analizę powinno się zacząć od początku koszyka a rzecz raz wyjęta, nie powinna do niego wrócić,
  • porządkowanie – porządkowanie zawartości koszyka według odpowiednich dziedzin, np. dokumentacja i korespondencja, współpraca z przełożonym, obsługa spotkań,
  • przegląd – kontrolowanie tego co już zrobiliśmy a co jeszcze pozostało w koszyku do zrobienia. Przegląd powinien być robiony przynajmniej raz w tygodniu,
  • realizacja – po tym, jak przy pomocy GDT uporządkowaliśmy, sklasyfikowaliśmy i zaplanowaliśmy swoje zadania jednocześnie poprawiając efektywność swojej pracy pora przystąpić do ich realizacji.

Prawo Parkinsona

W 1995 roku brytyjski historyk Cyril Northcote Parkinson przedstawił na łamach The Economist  tezę, którą później nazwano prawem Parkinsona. Brzmi ono następująco:

„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”

W praktyce oznacza to dwie rzeczy:

  • Po pierwsze, ludzie zazwyczaj wykonują zadania na ostatnią chwilę.
  • Po drugie, mając świadomość ilości dostępnego czasu dostosowują do niego tempo pracy.

Oznacza to, że mając 8 godzin na zrobienie raportu będziemy go robić właśnie tyle, nawet będąc w stanie wykonać go w czasie o połowę krótszym.


Macierz Eisenhowera

34. prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight D. Eisenhower, słynął ze świetnego zarządzania czasem własnym. Stworzył on koncepcję nazywaną macierzą, systemem, polem bądź kwadratem Eisenhowera. Właściwie wykorzystana może w dużym stopniu pomóc Państwu w efektywnym zarządzaniu czasem poprzez nadanie priorytetów konkretnym działaniom.

Używając macierzy Eisenhowera nadaje się zadaniom priorytety biorąc pod uwagę kryterium pilności oraz ważności. Sama macierz przypomina układ współrzędnych i składa się z czterech kwadratów zwanych dalej ćwiartkami. Najważniejsze jest przydzielenie konkretnych zadań do odpowiednich ćwiartek. Często ciężko jest zdecydować, które zadanie jest pilniejsze czy ważniejsze, jednak z czasem takie rzeczy będą przychodzić coraz łatwiej.

Ćwiartka I

W tym polu macierzy znajdą się zadania ważne i pilne, które trzeba wykonać w pierwszej kolejności. Możemy zająć się nimi sami lub zlecić je osobom, które naszym zdaniem sobie z nimi poradzą. Powinny się tu znaleźć czynności, których niewykonanie skutkowałoby poważnymi konsekwencjami i natłokiem dodatkowej pracy. Będą to przede wszystkim trudne do przewidzenia sytuacje kryzysowe i efekty niewykonania wcześniejszych pilnych zadań.

Ćwiartka II

Powinny się w niej znaleźć zadania ważne, ale mniej pilne, na wykonanie których mamy więcej czasu oraz działania, które wykonujemy regularnie. Może to być na przykład wykonanie odległego w czasie projektu, stworzenie oferty, kontakty z klientami etc. Jeśli zaniedbamy zadania z drugiej ćwiartki niechybnie skończą one w ćwiartce pierwszej.

Ćwiartka III

Jest to miejsce na zadania pilne, ale mało znaczące. Zadania z ustalonym terminem, którego trzeba dotrzymać, ale jednocześnie niewykonanie ich nie będzie miało dużego wpływu na nasze życie. Większość z tych zadań można wydelegować aby oszczędzić czas. W tej ćwiartce znajdą się zadania takie jak opłacanie rachunków, złożenie dokumentów do urzędu, zamówienie przeglądu skanera (o ile nie jest nam on niezbędny w danej chwili do wykonywania pracy).

Ćwiartka IV

Do tego pola powinniśmy przydzielić zadania mało ważne i niepilne, a więc takie o których de facto możemy zapomnieć. Będą to wszelkie pożeracze czasu – bezcelowe surfowanie w Internecie, bezmyślne patrzenie się w telewizor czy bezproduktywne przesiadywanie na portalach społecznościowych. W większości przypadków z owych czynności należy zupełnie zrezygnować.

 


Zasada Pareto

Warto w tym miejscu zaznaczyć istotność stosowania tzw. zasady Pareto. Zgodnie z nią 80% wykonywanych przez nas zadań czyni jedynie 20% skutków. Jeśli więc nie mamy możliwości wykonania wszystkich zaplanowanych zadań, powinniśmy się skupić na tych najważniejszych 20%.

Znając i stosując się do powyższych zasad i technik będziemy w stanie wykorzystać dostępny nam czas w optymalnym stopniu. Po pewnym czasie okaże się, że nie trzeba się nawet na tym skupić – efektywne działanie będzie przychodzić w sposób naturalny.


Podsumowanie

Istnieje wiele innych sposobów na zwiększenie efektywności gospodarowania czasem. Stosując powyższe zasady oraz ćwiczenia można nabyć niezbędnych umiejętności, które okażą się przydatne w radzeniu sobie z natłokiem obowiązków. Z czasem, gdy nasze umiejętności się rozwiną możliwe będzie tworzenie własnych ćwiczeń i systemów dostosowanych do indywidualnej sytuacji. Należy też pamiętać, że efektywne zarządzanie czasem to tylko jeden z aspektów pracy w sekretariacie, który należy opanować. W celu zapoznania się z resztą niezbędnych informacji i umiejętności warto wziąć udział w szkoleniach i warsztatach dedykowanych temu tematowi.

 

 

 

 

 

 

 


Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.