Ankieta

Jaki ubiór jest wymagany w Twoim biurze?

Strój dowolny - jeansy są na porządku dziennym - 62.5%
Typowy strój biurowy - garsonka i kołnierzyk - 16.7%
Oficjalnie tylko w dniu ważnych spotkań - 20.8%

Efektywne zarządzanie czasem w sekretariacie

Zawód sekretarki/asystentki nadal niektórym kojarzy się jedynie z odbieraniem telefonów, parzeniem kawy i w najlepszym wypadku obsłudze podstawowych urządzeń biurowych. Już od dawna nie jest to prawdą. Dzisiejszy sekretariat to serce firmy. Osoba w nim pracująca codziennie musi się mierzyć nie tylko z dużą liczbą, ale i ogromną różnorodnością obowiązków. Do jej zadań może należeć między innymi samodzielne prowadzenie sekretariatu (w tym obsługa korespondencji i obiegu dokumentacji wewnętrznej firmy, organizowanie spotkań i konferencji itd.), zaopatrywanie firmy we wszystko potrzebne do prawidłowego funkcjonowania biura, współpraca z przełożonymi (m.in. planowanie dnia pracy, prowadzenie terminarza spotkań, organizowanie podróży służbowych, obsługa gości) i wykonywanie ich poleceń czy zajmowanie się sprawami osobowymi firmy.

  1. Metody zarządzania czasem
  2. Wizualizacje
  3. Metoda GDT
  4. Prawo Parkinsona
  5. Macierz Eisenhowera
  6. Zasada Pareto
  7. Podsumowanie

Macierz Eisenhowera

34. prezydent Stanów Zjednoczonych, Dwight D. Eisenhower, słynął ze świetnego zarządzania czasem własnym. Stworzył on koncepcję nazywaną macierzą, systemem, polem bądź kwadratem Eisenhowera. Właściwie wykorzystana może w dużym stopniu pomóc Państwu w efektywnym zarządzaniu czasem poprzez nadanie priorytetów konkretnym działaniom.

Używając macierzy Eisenhowera nadaje się zadaniom priorytety biorąc pod uwagę kryterium pilności oraz ważności. Sama macierz przypomina układ współrzędnych i składa się z czterech kwadratów zwanych dalej ćwiartkami. Najważniejsze jest przydzielenie konkretnych zadań do odpowiednich ćwiartek. Często ciężko jest zdecydować, które zadanie jest pilniejsze czy ważniejsze, jednak z czasem takie rzeczy będą przychodzić coraz łatwiej.

Ćwiartka I

W tym polu macierzy znajdą się zadania ważne i pilne, które trzeba wykonać w pierwszej kolejności. Możemy zająć się nimi sami lub zlecić je osobom, które naszym zdaniem sobie z nimi poradzą. Powinny się tu znaleźć czynności, których niewykonanie skutkowałoby poważnymi konsekwencjami i natłokiem dodatkowej pracy. Będą to przede wszystkim trudne do przewidzenia sytuacje kryzysowe i efekty niewykonania wcześniejszych pilnych zadań.

Ćwiartka II

Powinny się w niej znaleźć zadania ważne, ale mniej pilne, na wykonanie których mamy więcej czasu oraz działania, które wykonujemy regularnie. Może to być na przykład wykonanie odległego w czasie projektu, stworzenie oferty, kontakty z klientami etc. Jeśli zaniedbamy zadania z drugiej ćwiartki niechybnie skończą one w ćwiartce pierwszej.

Ćwiartka III

Jest to miejsce na zadania pilne, ale mało znaczące. Zadania z ustalonym terminem, którego trzeba dotrzymać, ale jednocześnie niewykonanie ich nie będzie miało dużego wpływu na nasze życie. Większość z tych zadań można wydelegować aby oszczędzić czas. W tej ćwiartce znajdą się zadania takie jak opłacanie rachunków, złożenie dokumentów do urzędu, zamówienie przeglądu skanera (o ile nie jest nam on niezbędny w danej chwili do wykonywania pracy).

Ćwiartka IV

Do tego pola powinniśmy przydzielić zadania mało ważne i niepilne, a więc takie o których de facto możemy zapomnieć. Będą to wszelkie pożeracze czasu – bezcelowe surfowanie w Internecie, bezmyślne patrzenie się w telewizor czy bezproduktywne przesiadywanie na portalach społecznościowych. W większości przypadków z owych czynności należy zupełnie zrezygnować.

 


Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.

Produkt tygodnia

Napisz artykuł

Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Najciekawsze prace zostaną nagrodzone spinaczami.

Pytanie otwarte

Jakimi tematami artykułów z obszaru zarządzania biurem jesteś zainteresowany?