Ankieta

Jaki ubiór jest wymagany w Twoim biurze?

Strój dowolny - jeansy są na porządku dziennym - 62.5%
Typowy strój biurowy - garsonka i kołnierzyk - 16.7%
Oficjalnie tylko w dniu ważnych spotkań - 20.8%

Efektywne zarządzanie czasem w sekretariacie

Zawód sekretarki/asystentki nadal niektórym kojarzy się jedynie z odbieraniem telefonów, parzeniem kawy i w najlepszym wypadku obsłudze podstawowych urządzeń biurowych. Już od dawna nie jest to prawdą. Dzisiejszy sekretariat to serce firmy. Osoba w nim pracująca codziennie musi się mierzyć nie tylko z dużą liczbą, ale i ogromną różnorodnością obowiązków. Do jej zadań może należeć między innymi samodzielne prowadzenie sekretariatu (w tym obsługa korespondencji i obiegu dokumentacji wewnętrznej firmy, organizowanie spotkań i konferencji itd.), zaopatrywanie firmy we wszystko potrzebne do prawidłowego funkcjonowania biura, współpraca z przełożonymi (m.in. planowanie dnia pracy, prowadzenie terminarza spotkań, organizowanie podróży służbowych, obsługa gości) i wykonywanie ich poleceń czy zajmowanie się sprawami osobowymi firmy.

  1. Metody zarządzania czasem
  2. Wizualizacje
  3. Metoda GDT
  4. Prawo Parkinsona
  5. Macierz Eisenhowera
  6. Zasada Pareto
  7. Podsumowanie

Metoda GDT

Efektywność wykonywania zadań można zwiększyć na przykład dzięki metodzie GDT (ang. getting things done). Polega ona na podzieleniu wykonywania czynności na pięć procesów:

  • kolekcjonowanie – zgromadzenie wszystkich swoich materiałów i planów w jednym miejscu – w „koszyku” tak, aby nie trzeba było o tym cały czas pamiętać,
  • analiza – badanie zawartości koszyka. Nie należy zajmować się więcej niż jedną rzeczą na raz. Analizę powinno się zacząć od początku koszyka a rzecz raz wyjęta, nie powinna do niego wrócić,
  • porządkowanie – porządkowanie zawartości koszyka według odpowiednich dziedzin, np. dokumentacja i korespondencja, współpraca z przełożonym, obsługa spotkań,
  • przegląd – kontrolowanie tego co już zrobiliśmy a co jeszcze pozostało w koszyku do zrobienia. Przegląd powinien być robiony przynajmniej raz w tygodniu,
  • realizacja – po tym, jak przy pomocy GDT uporządkowaliśmy, sklasyfikowaliśmy i zaplanowaliśmy swoje zadania jednocześnie poprawiając efektywność swojej pracy pora przystąpić do ich realizacji.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.

Produkt tygodnia

Napisz artykuł

Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Najciekawsze prace zostaną nagrodzone spinaczami.

Pytanie otwarte

Jakimi tematami artykułów z obszaru zarządzania biurem jesteś zainteresowany?