Wspólny kalendarz w firmie - jak ułatwić sobie pracę

Zarządzanie terminami i dokładne ich planowanie jest ważną umiejętnością, którą powinna opanować każda osoba kierująca firmą, a także nowoczesna sekretarka lub administrator biura. Trudno sobie wyobrazić wykonywanie tych czynności bez pomocy kalendarzy. Używane od lat kalendarze papierowe  są obecne w każdym miejscu: w domu, pracy, sklepach, znajdują się na ścianie, na biurku, w torebce. Pomagają nam organizować pracę, często więc wybieramy takie, w których możemy zapisać wszystko co niezbędne. Kiedy jednak ilość ważnych spraw i obowiązków jest duża, kalendarze papierowe przestają wystarczać i wówczas okazuje się, jak wiele mają wad.

 


Kalendarz elektroniczny lepszy niż papierowy

  • Często zdarza się, że musimy przestawić  termin zaplanowanego wcześniej  wydarzenia z jednego dnia czy nawet godziny na inną. Wówczas nie pozostaje nam nic innego, jak dokonanie skreślenia i wprowadzenie poprawek. Ciągłe skreślenia nie są zbyt estetyczne, a pokreślony kalendarz jest bardzo nieczytelny. Korzystanie z niego  zabierze dużo czasu i może stać się irytujące. Może także stać się przyczyną błędu, np. stawienia się na spotkaniu w nieodpowiednim miejscu czy czasie.
  • Swoich zapisków w kalendarzu papierowym nie możemy nikomu udostępnić, co może stanowić poważne utrudnienie np. przy uzgadnianiu  wolnych terminów. Ustalenie terminu spotkania biznesowego kilku, dość zazwyczaj zajętych osób będzie wymagać wielu kontaktów telefonicznych i mailowych. Może więc potrwać nawet kilka dni. A wszystko to z powodu, że nie wiemy z góry, czy ktoś ma w interesującym nas czasie wolny termin.
  • Kalendarz papierowy nie przypomni nam automatycznie o ważnym spotkaniu czy telefonie do wykonania. Musimy go stale  wertować, co oczywiście zabiera sporo czasu.

 

Ze względu na istotne ograniczenia kalendarzy papierowych  warto zdecydować się na kalendarz elektroniczny, który daje dużo więcej możliwości i jest o wiele bardziej efektywny  od tradycyjnego kalendarza papierowego. Jakie są jego zalety?

  • Jednym kliknięciem możemy dodać, usunąć i zmodyfikować zawarte informacje. Unikamy w ten sposób przekreśleń i chaosu informacji.
  • Możliwość  udostępniania innym współpracownikom listy wolnych terminów pozwala sprawniej i szybciej planować spotkania. Łatwo jest też powiadomić inne osoby o terminie spotkania, który już wpisaliśmy do naszego kalendarza.
  • Możemy wczytywać zaplanowane spotkania udostępniając informacje o nich w całej naszej firmie, co pozwoli sprawdzać zarezerwowane zasoby (samochód służbowy, sala konferencyjna, rzutnik itd.).
  • Mamy wgląd do kalendarza pracowników, którymi zarządzamy.
  • Kalendarz elektroniczny dźwiękiem i wyświetlanymi słowami przypomni nam o mających się odbyć wydarzeniach.
  • W niektórych  kalendarzach cyfrowych mamy wczytane wszystkie święta, nawet te, które nie są wolne od pracy. Mamy też dostęp do pełnej listy solenizantów.
  • Do danej informacji  możemy podłączyć np. odnośniki do stron www, inne terminy w kalendarzu, pliki z tekstami, arkusze kalkulacyjne.
  • Nasz kalendarz może być bez problemu dostępny w telefonie komórkowym i wszystko, co zapiszemy w komórce,  niebawem pojawi się w komputerze, i odwrotnie.

Jak wynika z powyższego zestawienia, decydując się na elektroniczny kalendarz, mamy jakby dwa w jednym. Kalendarze cyfrowe do cech tradycyjnych kalendarzy dodają bowiem wiele dodatkowych funkcji, które w znaczący sposób usprawniają organizację naszej pracy.

Informatyka oferuje wiele programów do planowania dnia i to zarówno dla pojedynczych osób, jak i dla grup. Dobre programy tego typu potrafią integrować się z innymi, np. korzystać jednocześnie z własnego kalendarza na dysku i z kalendarza Google. W dalszej części artykułu przedstawiamy kilka przykładów.

 


Współdzielenie folderów programu Microsoft Outlook

Współdzielenie kalendarzy, kontaktów, poczty i innych folderów programu Microsoft Outlook pomiędzy różnymi użytkownikami i komputerami jest  możliwe dzięki specjalnemu rozszerzeniu - CodeTwo Public Folders >>>

Sama instalacja programu i korzystanie z niego są banalnie proste i nie wymagają żadnej wiedzy z zakresu IT. Program również nie wymaga żadnych serwerów ani dodatkowej konfiguracji.

Do najważniejszych funkcji należą:

  • współdzielenie kalendarzy programu Outlook z dowolną ilością użytkowników w firmie
  • współdzielenie zadań, kontaktów, poczty, notatek i innych elementów Outlooka
  • automatyczna synchronizacja w czasie rzeczywistym (każda zamiana natychmiast wyświetla się u innych użytkowników)
  • pełna integracja z Microsoft Outlook 2000 - 2010
  • łatwość użycia i darmowe wsparcie techniczne (w okresie próbnym oraz po zakupie programu, użytkownik otrzymuje również darmowe wsparcie techniczne telefonicznie lub przez email)
  • możliwość pracy w trybie offline – możliwość dostępu do danych ze współdzielonych folderów poza firmą
  • panel administracyjny dla nadawania praw do folderów i tworzenia kopii zapasowych danych
  • bezpieczeństwo danych – wszystkie dane trzymane są w sieci lokalnej i nikt z zewnątrz nie ma do nich dostępu

 

Przykładowe zastosowania:

  • Wspólne kalendarze


    CodeTwo Public Folders pozwala na stworzenie wspólnego kalendarza (lub wielu wspólnych kalendarzy w firmie). Kalendarze te mogą być dostępne dla wszystkich lub wybranych osób. Funkcja ta jest pomocna dla stworzenia: harmonogramów, kalendarzy grupowych, kalendarzy dostępności (np. dostępności sali konferencyjnej, samochodu służbowego, itp.)

    Oprócz tego, program pozwala również udostępnić swój prywatny kalendarz wybranej osobie w firmie. Dzięki czemu np. szef może udostępnić kalendarz sekretarce lub asystentowi, co ułatwi i znacznie przyspieszy komunikację. Osoba odpowiedzialna za umawianie spotkań będzie mogła sama zajrzeć do kalendarza swojego kierownika i zobaczyć jego harmonogram oraz zaplanować i zdalnie dopisać nowe spotkania, które automatycznie wyświetlą się na komputerze szefa.

  • Wspólna baza kontaktów
    Nie trzeba już wymieniać się kontaktami i zastanawiać jak bardzo różni się moja baza klientów od bazy kolegi z biura. CodeTwo Public Folders pozwoli na automatyczną synchronizację jednej bazy pomiędzy wszystkimi pracownikami w firmie. Każdy z użytkowników będzie mógł ze swojego komputera edytować kontakty, dodawać nowe rekordy lub usuwać niepotrzebne dane. W ten sposób, bardzo szybko można zbudować jednolitą i prawidłową bazę klientów, która jest dostępna dla wszystkich, w każdej chwili.
  • Jeden folder poczty
    Jeśli któryś z twoich działów korzysta ze wspólnej poczty, stwórz jeden folder publiczny, do którego wszyscy będą mieli dostęp. Takie rozwiązania polepszą proces obsługi klienta.
  • Współdzielenie zadań
    Dzięki CodeTwo Public Folders możesz również zdalnie zlecać i kontrolować zadania swoich współpracowników. Wystarczy stworzyć folder współdzielony i w nim przypisać zdania odpowiednim pracownikom. Pozwala na śledzenie i kontrolowanie postępu prac wszystkich w biurze, bez wstawania od komputera.

Kalendarz Google

Kolejnym narzędziem pomagającym w lepszym zarządzaniu czasem jest bardzo popularny kalendarz online oferowany przez firmę Google. Google Calendar jest narzędziem, do którego za pomocą Internetu  możemy mieć dostęp z każdego komputera połączonego z Internetem.  Usługa ta jest darmowa dla pojedynczych użytkowników oraz mniejszych zespołów, liczących maksymalnie 10 osób. W przypadku większej liczby pracowników, którzy mieliby korzystać z usługi Google, należy wykupić specjalny pakiet dla firm (4 Euro za pracownika/miesiąc) >>>

  • przejrzysty interfejs - możliwość przeglądania kalendarza w kilku widokach, np. tygodniowym czy miesięcznym.
  • planowanie wydarzeń - ustawianie powiadomień o wydarzeniach, śledzenie powiadomień za pomocą poczty e-mail. Możliwość dołączania materiałów do spotkań w formie plików i dokumentów do kalendarza .
  • dostęp do urządzeń przenośnych - możliwość przeglądania kalendarza również za pomocą innych urządzeń posiadających przeglądarkę – synchronizacja z telefonem komórkowym.
  • Przypomnienia o wydarzeniach możliwe dzięki konfiguracji automatycznych powiadomień o wydarzeniach, zarówno w formie wiadomości email, jak i SMS. Powiadomienia SMS- owe za darmo u wszystkich polskich operatorów komórkowych.
  • wyszukiwanie wolnego terminu spotkania - udostępnianie w  bloku wolnych terminów innym współpracownikom, by mogli zapisać się na dany dzień i godzinę. 
  • udostępnienie statusu użytkownika - informacji, które osoby w firmie są obecnie zajęte, które natomiast mają czas na rozmowę telefoniczną lub spotkanie.
  • udostępnianie kalendarza wszystkim lub jedynie wybranym pracownikom. Rozbudowane opcje udostępniania pozwalają na kontrolę uprawnień, zapewniając prywatność i bezpieczeństwo. 
  • Obsługa offline - możliwość wprowadzania zmian do kalendarza w momencie braku połączenia z Internetem. Zmiany te zostaną wprowadzone automatycznie podczas następnego połączenia.
  • Synchronizacja kalendarza z Microsoft Outlook, Apple iCal, Mozilla Sunbird   

Jak zacząć korzystanie z kalendarza Google?  Należy wejść na stronę  Kalendarz Google i wybrać przycisk Utwórz konto, a następnie  zalogować się do Kalendarza. W przypadku posiadania konta Google, wystarczy logowanie

Dalsze instrukcje >>>


Usługa CRM w chmurze  - więcej niż wirtualny kalendarz

Większość osób pracujących w biurze nie może wyobrazić sobie pracy bez kalendarza, w którym trzyma pełną listę zadań, telefonów do wykonania czy ważnych notatek. Perspektywa pozostawienia tego cennego źródła informacji w kawiarni, na spotkaniu, w autobusie lub innym miejscu, jest tą, której z pewnością nigdy by sobie nie życzyli. Dlatego, aby nie kusić losu, pracownicy powinni przechowywać dane w bezpiecznym miejscu. Funkcję wirtualnego kalendarza posiadają m.in. nowoczesne systemy CRM działające w chmurze obliczeniowej.

Czym jest usługa CRM działająca we wspomnianym modelu? Zacznijmy od wyjaśnienia pojęcia technologii cloud computing. Chmura obliczeniowa jest modelem korzystania z usług bez konieczności zakupu licencji i sprzętu oraz instalowania i administrowania oprogramowaniem. Tym, co wyróżnia usługi w chmurze, jest przede wszystkim elastyczność, skalowalność, wysoka dostępność, płatność tylko za wykorzystane zasoby oraz ograniczone koszty utrzymania i zarządzania usługami. W oparciu o technologię cloud computing tworzone są obecnie liczne usługi usprawniające pracę biura, wśród nich wspomniany CRM – narzędzie do gromadzenia najróżniejszych danych i  delegowania zadań pracownikom.

Nazywanie usługi CRM tylko wirtualnym kalendarzem jest dużym uproszczeniem. Systemy CRM obecne w tej chwili na rynku, jak np. rozwiązanie cloud.CRM w ofercie Focus Telecom Polska – dostawcy rozwiązań IT dla biznesu,  posiadają funkcjonalność odpowiadającą oczekiwaniom firm handlowych. Dostępne moduły Zadania, Klienci, Produkty, Zasoby, Zgłoszenia dają możliwość przechowywania w jednym miejscu wszelkich danych dotyczących kontaktów handlowych oraz posprzedażowych z Klientami.

To nie wszystko - usługa CRM, podobnie jak inne technologie działające w oparciu o chmurę obliczeniową, charakteryzuje się zdalnym dostępem do usługi. Oznacza to, że prace biurowe tak naprawdę mogą odbywać się nie tylko w siedzibie firmy, ale niemal w każdym miejscu na świecie, gdzie dostępny jest Internet. "Planując pracę zdalną, nie trzeba więc zabierać ze sobą stosów niezbędnych dokumentów czy specyfikacji. Wystarczy zalogować się do panelu www, a wszystkie potrzebne dokumenty pojawią się na ekranie komputera" wyjaśnia Monika Jóźwiak z Focus Telecom Polska. Usługa CRM daje możliwość przechowywania wszystkich potrzebnych informacji o klientach, podwykonawcach, pracownikach w jednym miejscu, do którego dostęp jest prosty i szybki. Tego nie zapewni żadna, choćby przygotowywana z największą starannością i dokładnością, dokumentacja papierowa.

To nie jedyna korzyść, którą można zyskać dzięki usłudze CRM. Narzędzie to gwarantuje coś, czym przy podejmowaniu większości działań kierują się pracownicy biur – są to oszczędności. W jaki sposób CRM w chmurze pozwala je generować? Oto wyjaśnienie – usługi w modelu cloud computing nie wymagają zakupu ani instalacji kosztownego sprzętu, a za serwisowanie w całości odpowiada dostawca usługi. 

Możliwości jakie daje CRM jest więcej – to również kontrola i planowanie. Usługa pozwala na przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom, a następnie na bieżący monitoring wykonywanych przez nich zadań. Przekazywane przez CRM statystyki i raporty pozwalają na zwiększanie efektywności całej firmy oraz umożliwiają skuteczne planowanie kolejnych działań w przyszłości i optymalizowanie procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. 

Usługa CRM jest tylko jednym z wielu rozwiązań oferowanych w chmurze obliczeniowej, które może ułatwić prace biurowe. Wachlarz rozwiązań cloud computing, umożliwiających osiągnięcie znacznej mobilności, jest bardzo szeroki. Poza CRM, rozwiązania cloud computing dają także możliwości przeprowadzania videokenferencje, voice mail, call center. >>>

 

Oferta elektronicznych kalendarzy dla firm jest bardzo szeroka. W Internecie dostępne są darmowe, gotowe do ściągnięcia aplikacje, które w mniejszym lub większym stopniu mogą pomóc w zarządzaniu czasem i obowiązkami w biurze.  Jeśli zależy nam na bardziej zaawansowanej usłudze, możemy sięgnąć po rozwiązania oferowane przez specjalistów. To zazwyczaj wiąże się już z pewnymi kosztami. W zależności od wielkości naszego biura, liczby osób w nim pracujących, ilości i złożoności zadań, budżetu oraz innych czynników, powinniśmy wybrać usługę najlepszą dla siebie. Szeroki wachlarz możliwości daje nam szansę na dostosowanie kalendarza do indywidualnych potrzeb każdej firmy.

Opublikowano: 2012.08.27 14:09 przez AgnieszkaM #252
a ja jakoś nie mogę się przekonać do elektronicznych kalendarzy.. kalendarz książkowy to jednak książkowy i jednak lepiej mi się z nim pracuje niż z takim elektronicznym.
Opublikowano: 2012.08.29 13:57 przez pieguska #253
tez miałam takie nastawienie na początku, jednak to kwestia przyzwyczajenia. Dopiero jak zgubiłam swój papierowy, zdałam sobie sprawę, że lepiej mieć wszystko w komputerze.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.