Ankieta

Jaki ubiór jest wymagany w Twoim biurze?

Strój dowolny - jeansy są na porządku dziennym - 62.5%
Typowy strój biurowy - garsonka i kołnierzyk - 16.7%
Oficjalnie tylko w dniu ważnych spotkań - 20.8%

Wspólny kalendarz w firmie - jak ułatwić sobie pracę

Zarządzanie terminami i dokładne ich planowanie jest ważną umiejętnością, którą powinna opanować każda osoba kierująca firmą, a także nowoczesna sekretarka lub administrator biura. Trudno sobie wyobrazić wykonywanie tych czynności bez pomocy kalendarzy. Używane od lat kalendarze papierowe  są obecne w każdym miejscu: w domu, pracy, sklepach, znajdują się na ścianie, na biurku, w torebce. Pomagają nam organizować pracę, często więc wybieramy takie, w których możemy zapisać wszystko co niezbędne. Kiedy jednak ilość ważnych spraw i obowiązków jest duża, kalendarze papierowe przestają wystarczać i wówczas okazuje się, jak wiele mają wad.

  1. Kalendarz elektroniczny lepszy niż papierowy
  2. Współdzielenie folderów programu Microsoft Outlook
  3. Kalendarz Google
  4. Usługa CRM w chmurze - więcej niż wirtualny kalendarz

Usługa CRM w chmurze  - więcej niż wirtualny kalendarz

Większość osób pracujących w biurze nie może wyobrazić sobie pracy bez kalendarza, w którym trzyma pełną listę zadań, telefonów do wykonania czy ważnych notatek. Perspektywa pozostawienia tego cennego źródła informacji w kawiarni, na spotkaniu, w autobusie lub innym miejscu, jest tą, której z pewnością nigdy by sobie nie życzyli. Dlatego, aby nie kusić losu, pracownicy powinni przechowywać dane w bezpiecznym miejscu. Funkcję wirtualnego kalendarza posiadają m.in. nowoczesne systemy CRM działające w chmurze obliczeniowej.

Czym jest usługa CRM działająca we wspomnianym modelu? Zacznijmy od wyjaśnienia pojęcia technologii cloud computing. Chmura obliczeniowa jest modelem korzystania z usług bez konieczności zakupu licencji i sprzętu oraz instalowania i administrowania oprogramowaniem. Tym, co wyróżnia usługi w chmurze, jest przede wszystkim elastyczność, skalowalność, wysoka dostępność, płatność tylko za wykorzystane zasoby oraz ograniczone koszty utrzymania i zarządzania usługami. W oparciu o technologię cloud computing tworzone są obecnie liczne usługi usprawniające pracę biura, wśród nich wspomniany CRM – narzędzie do gromadzenia najróżniejszych danych i  delegowania zadań pracownikom.

Nazywanie usługi CRM tylko wirtualnym kalendarzem jest dużym uproszczeniem. Systemy CRM obecne w tej chwili na rynku, jak np. rozwiązanie cloud.CRM w ofercie Focus Telecom Polska – dostawcy rozwiązań IT dla biznesu,  posiadają funkcjonalność odpowiadającą oczekiwaniom firm handlowych. Dostępne moduły Zadania, Klienci, Produkty, Zasoby, Zgłoszenia dają możliwość przechowywania w jednym miejscu wszelkich danych dotyczących kontaktów handlowych oraz posprzedażowych z Klientami.

To nie wszystko - usługa CRM, podobnie jak inne technologie działające w oparciu o chmurę obliczeniową, charakteryzuje się zdalnym dostępem do usługi. Oznacza to, że prace biurowe tak naprawdę mogą odbywać się nie tylko w siedzibie firmy, ale niemal w każdym miejscu na świecie, gdzie dostępny jest Internet. "Planując pracę zdalną, nie trzeba więc zabierać ze sobą stosów niezbędnych dokumentów czy specyfikacji. Wystarczy zalogować się do panelu www, a wszystkie potrzebne dokumenty pojawią się na ekranie komputera" wyjaśnia Monika Jóźwiak z Focus Telecom Polska. Usługa CRM daje możliwość przechowywania wszystkich potrzebnych informacji o klientach, podwykonawcach, pracownikach w jednym miejscu, do którego dostęp jest prosty i szybki. Tego nie zapewni żadna, choćby przygotowywana z największą starannością i dokładnością, dokumentacja papierowa.

To nie jedyna korzyść, którą można zyskać dzięki usłudze CRM. Narzędzie to gwarantuje coś, czym przy podejmowaniu większości działań kierują się pracownicy biur – są to oszczędności. W jaki sposób CRM w chmurze pozwala je generować? Oto wyjaśnienie – usługi w modelu cloud computing nie wymagają zakupu ani instalacji kosztownego sprzętu, a za serwisowanie w całości odpowiada dostawca usługi. 

Możliwości jakie daje CRM jest więcej – to również kontrola i planowanie. Usługa pozwala na przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom, a następnie na bieżący monitoring wykonywanych przez nich zadań. Przekazywane przez CRM statystyki i raporty pozwalają na zwiększanie efektywności całej firmy oraz umożliwiają skuteczne planowanie kolejnych działań w przyszłości i optymalizowanie procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. 

Usługa CRM jest tylko jednym z wielu rozwiązań oferowanych w chmurze obliczeniowej, które może ułatwić prace biurowe. Wachlarz rozwiązań cloud computing, umożliwiających osiągnięcie znacznej mobilności, jest bardzo szeroki. Poza CRM, rozwiązania cloud computing dają także możliwości przeprowadzania videokenferencje, voice mail, call center. >>>

 

Oferta elektronicznych kalendarzy dla firm jest bardzo szeroka. W Internecie dostępne są darmowe, gotowe do ściągnięcia aplikacje, które w mniejszym lub większym stopniu mogą pomóc w zarządzaniu czasem i obowiązkami w biurze.  Jeśli zależy nam na bardziej zaawansowanej usłudze, możemy sięgnąć po rozwiązania oferowane przez specjalistów. To zazwyczaj wiąże się już z pewnymi kosztami. W zależności od wielkości naszego biura, liczby osób w nim pracujących, ilości i złożoności zadań, budżetu oraz innych czynników, powinniśmy wybrać usługę najlepszą dla siebie. Szeroki wachlarz możliwości daje nam szansę na dostosowanie kalendarza do indywidualnych potrzeb każdej firmy.

Opublikowano: 2012.08.27 14:09 przez AgnieszkaM #252
a ja jakoś nie mogę się przekonać do elektronicznych kalendarzy.. kalendarz książkowy to jednak książkowy i jednak lepiej mi się z nim pracuje niż z takim elektronicznym.
Opublikowano: 2012.08.29 13:57 przez pieguska #253
tez miałam takie nastawienie na początku, jednak to kwestia przyzwyczajenia. Dopiero jak zgubiłam swój papierowy, zdałam sobie sprawę, że lepiej mieć wszystko w komputerze.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.

Produkt tygodnia

Napisz artykuł

Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Najciekawsze prace zostaną nagrodzone spinaczami.

Pytanie otwarte

Jakimi tematami artykułów z obszaru zarządzania biurem jesteś zainteresowany?