Ankieta

Jaki ubiór jest wymagany w Twoim biurze?

Strój dowolny - jeansy są na porządku dziennym - 62.5%
Typowy strój biurowy - garsonka i kołnierzyk - 16.7%
Oficjalnie tylko w dniu ważnych spotkań - 20.8%

Wspólny kalendarz w firmie - jak ułatwić sobie pracę

Zarządzanie terminami i dokładne ich planowanie jest ważną umiejętnością, którą powinna opanować każda osoba kierująca firmą, a także nowoczesna sekretarka lub administrator biura. Trudno sobie wyobrazić wykonywanie tych czynności bez pomocy kalendarzy. Używane od lat kalendarze papierowe  są obecne w każdym miejscu: w domu, pracy, sklepach, znajdują się na ścianie, na biurku, w torebce. Pomagają nam organizować pracę, często więc wybieramy takie, w których możemy zapisać wszystko co niezbędne. Kiedy jednak ilość ważnych spraw i obowiązków jest duża, kalendarze papierowe przestają wystarczać i wówczas okazuje się, jak wiele mają wad.

  1. Kalendarz elektroniczny lepszy niż papierowy
  2. Współdzielenie folderów programu Microsoft Outlook
  3. Kalendarz Google
  4. Usługa CRM w chmurze - więcej niż wirtualny kalendarz

Współdzielenie folderów programu Microsoft Outlook

Współdzielenie kalendarzy, kontaktów, poczty i innych folderów programu Microsoft Outlook pomiędzy różnymi użytkownikami i komputerami jest  możliwe dzięki specjalnemu rozszerzeniu - CodeTwo Public Folders >>>

Sama instalacja programu i korzystanie z niego są banalnie proste i nie wymagają żadnej wiedzy z zakresu IT. Program również nie wymaga żadnych serwerów ani dodatkowej konfiguracji.

Do najważniejszych funkcji należą:

  • współdzielenie kalendarzy programu Outlook z dowolną ilością użytkowników w firmie
  • współdzielenie zadań, kontaktów, poczty, notatek i innych elementów Outlooka
  • automatyczna synchronizacja w czasie rzeczywistym (każda zamiana natychmiast wyświetla się u innych użytkowników)
  • pełna integracja z Microsoft Outlook 2000 - 2010
  • łatwość użycia i darmowe wsparcie techniczne (w okresie próbnym oraz po zakupie programu, użytkownik otrzymuje również darmowe wsparcie techniczne telefonicznie lub przez email)
  • możliwość pracy w trybie offline – możliwość dostępu do danych ze współdzielonych folderów poza firmą
  • panel administracyjny dla nadawania praw do folderów i tworzenia kopii zapasowych danych
  • bezpieczeństwo danych – wszystkie dane trzymane są w sieci lokalnej i nikt z zewnątrz nie ma do nich dostępu

 

Przykładowe zastosowania:

  • Wspólne kalendarze


    CodeTwo Public Folders pozwala na stworzenie wspólnego kalendarza (lub wielu wspólnych kalendarzy w firmie). Kalendarze te mogą być dostępne dla wszystkich lub wybranych osób. Funkcja ta jest pomocna dla stworzenia: harmonogramów, kalendarzy grupowych, kalendarzy dostępności (np. dostępności sali konferencyjnej, samochodu służbowego, itp.)

    Oprócz tego, program pozwala również udostępnić swój prywatny kalendarz wybranej osobie w firmie. Dzięki czemu np. szef może udostępnić kalendarz sekretarce lub asystentowi, co ułatwi i znacznie przyspieszy komunikację. Osoba odpowiedzialna za umawianie spotkań będzie mogła sama zajrzeć do kalendarza swojego kierownika i zobaczyć jego harmonogram oraz zaplanować i zdalnie dopisać nowe spotkania, które automatycznie wyświetlą się na komputerze szefa.

  • Wspólna baza kontaktów
    Nie trzeba już wymieniać się kontaktami i zastanawiać jak bardzo różni się moja baza klientów od bazy kolegi z biura. CodeTwo Public Folders pozwoli na automatyczną synchronizację jednej bazy pomiędzy wszystkimi pracownikami w firmie. Każdy z użytkowników będzie mógł ze swojego komputera edytować kontakty, dodawać nowe rekordy lub usuwać niepotrzebne dane. W ten sposób, bardzo szybko można zbudować jednolitą i prawidłową bazę klientów, która jest dostępna dla wszystkich, w każdej chwili.
  • Jeden folder poczty
    Jeśli któryś z twoich działów korzysta ze wspólnej poczty, stwórz jeden folder publiczny, do którego wszyscy będą mieli dostęp. Takie rozwiązania polepszą proces obsługi klienta.
  • Współdzielenie zadań
    Dzięki CodeTwo Public Folders możesz również zdalnie zlecać i kontrolować zadania swoich współpracowników. Wystarczy stworzyć folder współdzielony i w nim przypisać zdania odpowiednim pracownikom. Pozwala na śledzenie i kontrolowanie postępu prac wszystkich w biurze, bez wstawania od komputera.
Opublikowano: 2012.08.27 14:09 przez AgnieszkaM #252
a ja jakoś nie mogę się przekonać do elektronicznych kalendarzy.. kalendarz książkowy to jednak książkowy i jednak lepiej mi się z nim pracuje niż z takim elektronicznym.
Opublikowano: 2012.08.29 13:57 przez pieguska #253
tez miałam takie nastawienie na początku, jednak to kwestia przyzwyczajenia. Dopiero jak zgubiłam swój papierowy, zdałam sobie sprawę, że lepiej mieć wszystko w komputerze.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.

Produkt tygodnia

Napisz artykuł

Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Najciekawsze prace zostaną nagrodzone spinaczami.

Pytanie otwarte

Jakimi tematami artykułów z obszaru zarządzania biurem jesteś zainteresowany?