Ankieta

Jaki ubiór jest wymagany w Twoim biurze?

Strój dowolny - jeansy są na porządku dziennym - 62.5%
Typowy strój biurowy - garsonka i kołnierzyk - 16.7%
Oficjalnie tylko w dniu ważnych spotkań - 20.8%

Wspólny kalendarz w firmie - jak ułatwić sobie pracę

Zarządzanie terminami i dokładne ich planowanie jest ważną umiejętnością, którą powinna opanować każda osoba kierująca firmą, a także nowoczesna sekretarka lub administrator biura. Trudno sobie wyobrazić wykonywanie tych czynności bez pomocy kalendarzy. Używane od lat kalendarze papierowe  są obecne w każdym miejscu: w domu, pracy, sklepach, znajdują się na ścianie, na biurku, w torebce. Pomagają nam organizować pracę, często więc wybieramy takie, w których możemy zapisać wszystko co niezbędne. Kiedy jednak ilość ważnych spraw i obowiązków jest duża, kalendarze papierowe przestają wystarczać i wówczas okazuje się, jak wiele mają wad.

  1. Kalendarz elektroniczny lepszy niż papierowy
  2. Współdzielenie folderów programu Microsoft Outlook
  3. Kalendarz Google
  4. Usługa CRM w chmurze - więcej niż wirtualny kalendarz

Kalendarz elektroniczny lepszy niż papierowy

  • Często zdarza się, że musimy przestawić  termin zaplanowanego wcześniej  wydarzenia z jednego dnia czy nawet godziny na inną. Wówczas nie pozostaje nam nic innego, jak dokonanie skreślenia i wprowadzenie poprawek. Ciągłe skreślenia nie są zbyt estetyczne, a pokreślony kalendarz jest bardzo nieczytelny. Korzystanie z niego  zabierze dużo czasu i może stać się irytujące. Może także stać się przyczyną błędu, np. stawienia się na spotkaniu w nieodpowiednim miejscu czy czasie.
  • Swoich zapisków w kalendarzu papierowym nie możemy nikomu udostępnić, co może stanowić poważne utrudnienie np. przy uzgadnianiu  wolnych terminów. Ustalenie terminu spotkania biznesowego kilku, dość zazwyczaj zajętych osób będzie wymagać wielu kontaktów telefonicznych i mailowych. Może więc potrwać nawet kilka dni. A wszystko to z powodu, że nie wiemy z góry, czy ktoś ma w interesującym nas czasie wolny termin.
  • Kalendarz papierowy nie przypomni nam automatycznie o ważnym spotkaniu czy telefonie do wykonania. Musimy go stale  wertować, co oczywiście zabiera sporo czasu.

 

Ze względu na istotne ograniczenia kalendarzy papierowych  warto zdecydować się na kalendarz elektroniczny, który daje dużo więcej możliwości i jest o wiele bardziej efektywny  od tradycyjnego kalendarza papierowego. Jakie są jego zalety?

  • Jednym kliknięciem możemy dodać, usunąć i zmodyfikować zawarte informacje. Unikamy w ten sposób przekreśleń i chaosu informacji.
  • Możliwość  udostępniania innym współpracownikom listy wolnych terminów pozwala sprawniej i szybciej planować spotkania. Łatwo jest też powiadomić inne osoby o terminie spotkania, który już wpisaliśmy do naszego kalendarza.
  • Możemy wczytywać zaplanowane spotkania udostępniając informacje o nich w całej naszej firmie, co pozwoli sprawdzać zarezerwowane zasoby (samochód służbowy, sala konferencyjna, rzutnik itd.).
  • Mamy wgląd do kalendarza pracowników, którymi zarządzamy.
  • Kalendarz elektroniczny dźwiękiem i wyświetlanymi słowami przypomni nam o mających się odbyć wydarzeniach.
  • W niektórych  kalendarzach cyfrowych mamy wczytane wszystkie święta, nawet te, które nie są wolne od pracy. Mamy też dostęp do pełnej listy solenizantów.
  • Do danej informacji  możemy podłączyć np. odnośniki do stron www, inne terminy w kalendarzu, pliki z tekstami, arkusze kalkulacyjne.
  • Nasz kalendarz może być bez problemu dostępny w telefonie komórkowym i wszystko, co zapiszemy w komórce,  niebawem pojawi się w komputerze, i odwrotnie.

Jak wynika z powyższego zestawienia, decydując się na elektroniczny kalendarz, mamy jakby dwa w jednym. Kalendarze cyfrowe do cech tradycyjnych kalendarzy dodają bowiem wiele dodatkowych funkcji, które w znaczący sposób usprawniają organizację naszej pracy.

Informatyka oferuje wiele programów do planowania dnia i to zarówno dla pojedynczych osób, jak i dla grup. Dobre programy tego typu potrafią integrować się z innymi, np. korzystać jednocześnie z własnego kalendarza na dysku i z kalendarza Google. W dalszej części artykułu przedstawiamy kilka przykładów.

 

Opublikowano: 2012.08.27 14:09 przez AgnieszkaM #252
a ja jakoś nie mogę się przekonać do elektronicznych kalendarzy.. kalendarz książkowy to jednak książkowy i jednak lepiej mi się z nim pracuje niż z takim elektronicznym.
Opublikowano: 2012.08.29 13:57 przez pieguska #253
tez miałam takie nastawienie na początku, jednak to kwestia przyzwyczajenia. Dopiero jak zgubiłam swój papierowy, zdałam sobie sprawę, że lepiej mieć wszystko w komputerze.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.

Produkt tygodnia

Napisz artykuł

Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Najciekawsze prace zostaną nagrodzone spinaczami.

Pytanie otwarte

Jakimi tematami artykułów z obszaru zarządzania biurem jesteś zainteresowany?