Błąd
  • Ten artykuł zawiera załączniki. Zaloguj się, aby je obejrzeć.

Zarządzanie flotą samochodów służbowych

Wydatki na samochody służbowe często są znaczącą pozycją kosztową i mogą w dużym stopniu wpływać na wynik przedsiębiorstwa. Najważniejszymi elementami zarządzania flotą samochodów służbowych są koszty, jakie ona generuje i optymalizacja wydatków związanych z eksploatacją pojazdów. Bez względu na to, jakiej marki samochody firma użytkuje, dbanie o racjonalizację i redukcję wydatków pozostaje najważniejszym zadaniem każdego fleet managera. Dlaczego zarządzanie flotą jest tak ważnym zagadnieniem?

 


Na czym polega zarządzanie flotą samochodów służbowych?

Zastosowanie odpowiedniej polityki samochodowej w firmie pozwala zredukować koszty do niezbędnego minimum, nie wpływając jednocześnie na efektywność i funkcjonalność firmy. Najważniejsza jest profesjonalnie przygotowana i wdrożona polityka samochodowa (company car policy), obejmująca dwa zakresy działań:

  • odpowiedzialność i działania podejmowane przez firmę,
  • odpowiedzialność użytkownika samochodu służbowego.

Firma odpowiada za przygotowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych dotyczących swojego parku samochodowego. Przygotowanie tychże procedur nie zależy od sposobu zarządzania - zarządzania we własnym zakresie czy powierzenia zarządzania flotą wyspecjalizowanym firmom.

 


Procedury

Procedury określają zakres odpowiedzialności firmy i powinny zawierać informacje o:

Warto wykorzystywać narzędzia, które wspomagają zarządzanie flotą samochodów. Są to:

systemy komputerowe do zarządzania flotą - pozwalają generować różnego rodzaju potrzebne raporty oraz ewidencjonować koszty i przebiegi. Przykładowe programy to:

karty paliwowe – dzięki nim można w pełni weryfikować koszty oraz redukować koszty księgowe i administracyjne. Lista korzyści z wykorzystywania kart paliwowych

Należy również sporządzić szczegółową listę obowiązków użytkowników samochodów firmowych. To pozwoli na sprawdzenie, jak pracownicy traktują swoje narzędzie pracy jakim jest samochód służbowy, co z kolei zredukuje liczbę niejasnych przypadków i problematycznych zakresów odpowiedzialności. Dodatkowo mobilizuje do większej dbałości o narzędzie pracy – czyli samochód.

 


Kto zajmuje się zarządzaniem samochodami służbowymi?

Jak pokazało Badanie Flotowe 2010, obowiązki związane z zarządzaniem flotą samochodów służbowych powierzane są osobom na różnych stanowiskach. Co ciekawe, jedynie w 2,4% firm i to tylko tych zatrudniających powyżej 50 osób, istnieje stanowisko fleet managera. W większości firm (zarówno większych jak i mniejszych) zarządzaniem parkiem samochodowym zajmuje się dział logistyki (30,4%) oraz zarząd i dyrekcja (17,5%). Warto podkreślić, że w 16,4% przypadków obowiązki fleet managera powierza się pracownikom administracji i sekretariatu.

 

 


Obowiązki fleet managera

Do obowiązków fleet managera należy:

  • ustalenie i wdrożenie czytelnych zasad regulujących najważniejsze obszary dotyczące samochodów służbowych;
  • wprowadzenie procedury postępowania w sytuacjach kryzysowych mającej na celu minimalizację skutków przerw w zarządzaniu flotą;
  • prowadzenie spisu danych kierowców i posiadanych pojazdów;
  • dbanie o ciągłość ubezpieczeń obowiązkowych i dobrowolnych oraz wybór najkorzystniejszej oferty ubezpieczeniowej (można to sprawdzić w wyszukiwarce ubezpieczeń);
  • w przypadku samochodów wycofywanych z eksploatacji - organizowanie sprzedaży pojazdów. O pomoc w zorganizowaniu sprzedaży pojazdów warto zwrócić się do firm specjalizujących się w zarządzaniu flotą samochodów służbowych (lista firm w dalszej części artykułu); 
  • przeprowadzanie inwentaryzacji i audytu stanu technicznego floty, kontrole jakości i zasadności wykonywanych napraw serwisowych oraz cen użytych materiałów i części;
  • analiza zużycia paliwa;
  • monitorowanie stanu technicznego pojazdu i decydowanie o naprawach lub ewentualnym wycofaniu pojazdu z eksploatacji.

 


Zawodowcy w CFM – Car fleet management

W przypadku posiadania większej liczby samochodów w swojej flocie warto skorzystać z usług firm specjalizujących się w zarządzaniu flotą samochodów, która zoptymalizuje koszty związane z flotą i przedstawi gotowe rozwiązania, które z pewnością pomogą w skutecznej redukcji kosztów. Oprócz obowiązków wcześniej wymienionych, zawodowi fleet managerowie:

  • przygotują badania i analizy dotyczące floty samochodowej (np. doradzą w wyborze marki, modelu pojazdu do firmy, rodzaju silnika itp.);
  • zajmą się prowadzeniem działalności prewencyjnej i szkoleniowej dla wszystkich pracowników naszej firmy;
  • zadbają o ciągłość wykonywania obowiązków użytkowników samochodów służbowych poprzez udostępnianie pojazdów zastępczych.

Do firm, które specjalizują się w zarządzaniu flotą samochodów służbowych, należą:

Więcej informacji i porad dotyczących zarządzania flotą znajdziemy:

 

 

Opublikowano: 2014.01.26 22:56 przez krosniak #270
Dobry artykuł, choć niestety dość pobieżnie opisujący zagadnienie systemów monitoringu floty. Z mojego doświadczenia wynika, że zastosowanie tego typu technologii jest ogromnym ułatwieniem i przynosi duże oszczędności, dlatego od ponad roku korzystam z systemu SATIS GPS bez którego nijak nie potrafiłbym się obyć.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.