Optymalizacja kosztów telekomunikacyjnych

Telekomunikacja w wielu firmach stanowi istotny czynnik kosztowy. Poniżej przedstawiamy listę czynności, których wykonanie może przyczynić się do obniżenia wydatków na telekomunikację w Waszych przedsiębiorstwach.

 


Inwentaryzacja i analiza kosztów rzeczywistych:

  • Zdobądź informacje o strukturze (telefonia stacjonarna, telefonia komórkowa, transmisja danych) i wysokości kosztów telekomunikacyjnych w Twojej firmie;
  • Podsumuj wszystkie pozycje, które mają związek z telekomunikacją tj.: koszty abonamentów, połączeń wykonywanych z telefonów stacjonarnych, komórkowych, transmisji danych oraz utrzymania infrastruktury;
  • Sprawdź, czy część z kosztów telekomunikacyjnych nie jest ukryta pod postacią innych kosztów (np. rozliczenia z pocztą);
  • Porównaj relację kosztów telekomunikacyjnych z całością kosztów ponoszonych przez Twoją firmę i sprawdź, jaką ich część stanowią koszty telekomunikacyjne;
  • Jeśli nic nie było ruszane przez więcej niż 6 miesięcy ( np. włączanie czy wyłączanie usług dodatkowych, wysokość abonamentów czy pakiet transmisji danych, który może być zbyt duży lub niedoszacowany), koniecznie sprawdź, czy wszystkie usługi są potrzebne i czy nie obciążają niepotrzebnie budżetu Twojej firmy;
  • Jeśli  wykorzystanie abonamentów, usług dodatkowych oraz pakietu transmisji danych zostało już sprawdzone, zatem zdecyduj, czy chcesz podjąć jakies działania – weź pod uwagę fakt, że dalsze kroki, tj. analizy oraz wprowadzanie zaawansowanych środków kontroli kosztów zabiorą Ci sporo czasu i mogą wiązać się z dodatkowymi obciążeniami finansowymi.

Ogólne sposoby na obniżenie kosztów telekomunikacyjnych:

  • Przyporządkuj koszty telekomunikacyjne do właściwych miejsc powstawania kosztów – pomoże Ci to zidentyfikować działy lub osoby, które generują najwyższe koszty telekomunikacyjne oraz podjąć działania w celu ich ograniczenia;
  • Zorganizuj swoje rachunki telefoniczne tak, by móc wyodrębnić wszystkie rodzaje kosztów telekomunikacyjnych (telefonia stacjonarna, telefonia komórkowa, transmisja danych) – w ten sposób uzyskasz pełny obraz sytuacji;
  • Sprawdź umowy z operatorami telekomunikacyjnymi, w szczególności: na jaki okres umowa została zawarta i co wiąże się z jej ewentualnym wypowiedzeniem?  Czy potencjalne obniżki taryf zostaną automatycznie wdrożone do Waszych rozliczeń? Czy operator ma prawo pobierania dodatkowych opłat (jeśli tak, to w jakich przypadkach)? Szczególnej uwagi wymaga nadzór nad indywidualnie ustalonymi warunkami z operatorem. Jedna z firm miała w umowie zapis, który mówił, że po przekroczeniu pewnej liczby aktywacji otrzyma dodatkowy rabat. Po przekroczeniu progu nie dostali rabatu, ponieważ nikt ze strony operatora o takim zapisie nie pamiętał. Często firmy muszą same upominać się o egzekwowanie ustalonych warunków;
  • Zwróć się do firm, które zajmują się redukcją kosztów telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach (ma to sens w firmach posiadających około 100 aktywacji). Na polskim rynku działa kilka takich podmiotów. Wynagrodzenie telekomunikacyjnych firm doradczych pobierane jest najczęściej na zasadzie success fee – czyli określane jako procent od wygenerowanych przez doradcę oszczędności. Schemat działania doradcy  powinien obejmować: sprecyzowanie potrzeb telekomunikacyjnych Twojej firmy, analizę bieżących rachunków oraz infrastruktury telekomunikacyjnej, przygotowanie raportu, który uwzględnia przede wszystkim sposoby optymalizacji kosztów, ale także wskazówki zwiększenia funkcjonalności systemu telekomunikacyjnego oraz podniesienie jakości wykonywanych połączeń. Często w przypadku większych firm dobrym i ekonomicznie uzasadnionym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy zajmującej się doradztwem telekomunikacyjnym na stałe (np. Eiseipirst);
  • Negocjuj zniżki z operatorami. Z reguły jest to możliwe, jeśli Twoja firma posiada powyżej dwudziestu aktywacji lub jej wydatki na telefonię komórkową przekraczają  4000 zł. Negocjacje są łatwiejsze w przypadku telefonii stacjonarnej. Tu można negocjować nawet przy rachunkach na poziomie 500 zł;
  • Jeśli w Twojej firmie często transferowane są duże ilości danych, a pracownicy często korzystają z internetu, przemyśl, czy opłaca się zastosowanie łącza ISDN lub ADLS;
  • Postaraj się o wydzielenie kosztów telekomunikacyjnych (przynajmniej na jakiś czas) w raportach finansowych dostępnych dla pracowników firmy. To pomoże w uświadomieniu im problemu wysokich kosztów i przyczyni się do ich obniżenia;
  • Rozważ skorzystanie z programu umożliwiającego sprawdzenie rzeczywistych kosztów. Uzyskasz odpowiedź na pytanie o podział kosztów telekomunikacyjnych – dowiesz się, ile pracownicy wydają na telefonię stacjonarną, komórkową oraz transmisje danych (dane te jednak trzeba umieć trafnie zinterpretować). Więcej o e-billingu;
  • Wszystkie decyzje podejmuj z dbałością o koszty, ale i o jakość połączeń. Fachowe doradztwo, łatwość komunikacji, kompleksowa obsługa to warunki konieczne, by uzyskać pełną satysfakcję z kontaktów z operatorem.

Sposoby obniżenia kosztów w telefonii komórkowej:

  • Przenieś wszystkie telefony do jednego operatora;
  • Zoptymalizuj abonamenty i usługi dodatkowe pod kontem konkretnych aktywacji;
  • Wprowadź regulamin korzystania ze służbowych telefonów komórkowych;
  • Zgłoś się do swojego operatora z prośbą o umożliwienie dostępu do programu ułatwiającego zarządzanie firmowymi aktywacjami (więcej o zarządzaniu flotą telefonów komórkowych przeczytasz tu – link do artykułu o zarządzaniu flotą kom);
  • Skorzystaj z programów umożliwiających zdalne zarządzanie telefonami komórkowymi oraz kontrolę wykonywanych połączeń (więcej o zarządzaniu flotą telefonów komórkowych przeczytasz tu – link do artykułu o zarządzaniu flotą kom);
  • Negocjuj stawki z operatorem.

Sposoby obniżenia kosztów w telefonii stacjonarnej

  • Rozważ zmianę operatora telefonii stacjonarnej – porównaj oferty TP S.A., Netii i dostępnych operatorów lokalnych;
  • Zastanów się nad przeniesieniem telefonów stacjonarnych do operatora komórkowego (jest już możliwość przeniesienia telefonu stacjonarnego do wirtualnej centrali z zachowaniem dotychczasowego numeru). Jakość połączeń się nie zmienia, a oszczędności mogą być znaczne. Takie rozwiązanie szczególnie polecamy klientom z kilkoma numerami telefonów. Rozwiązanie działa sprawnie także w przypadku przełączania rozmów. Konieczny jest jednak dostęp do internetu;
  • Jeśli Twoja firma jest abonentem TPSA, rozważ skorzystanie z usługi preselekcji. Preselekcja umożliwia ustanowienie innego operatora telekomunikacyjnego za pośrednictwem którego zestawiane będą krajowe i międzynarodowe połączenia do użytkowników końcowych czy zakup  pakietu połączeń dla Twojej firmy (preselekcja);
  • W telefonii stacjonarnej nie ma usług dodatkowych, więc prościej dobrać stawki do ruchu – negocjuj taryfy ze swoim opiekunem biznesowym, a jeśli nie został on przydzielony Twojej firmie – zadzwoń na infolinię i zapytaj o ofertę. Negocjacje są możliwe już od miesięcznych rachunków na poziomie 500 złotych;
  • Ogranicz możliwość rozmów prywatnych z telefonów firmowych. Jeśli w Twojej firmie jest centrala abonencka, nie będzie problemu z identyfikacją rozmów prywatnych. W tym celu co miesiąc wszyscy pracownicy powinni dostać billing przypisany do konkretnego numeru wewnętrznego i określić, czy były to rozmowy prywatne, czy służbowe. W kolejnych miesiącach jest to dużo prostsze, ponieważ mamy zdefiniowane numery, a użytkownicy muszą jedynie uaktualnić brakujące. Innym rozwiązaniem jest określenie limitów. Wówczas dopiero w sytuacji, gdy przyznany limit zostanie przekroczony, użytkownik musi określać, które rozmowy były prywatne, a które służbowe;
  • Jeśli twoja firma nie ma kontaktów zagranicznych, warto zablokować tego typu połączenia. To samo tyczy się numerów Premium, które nie są używane w życiu firmowym;
  • Od operatora wymagaj zawsze naliczania sekundowego oraz automatycznego dopasowania do taryf. 

Sposoby obniżenia kosztów transmisji danych

  • Sprawdzaj oferty dostawców internetu co najmniej raz na dwa lata (np. na stronach UPC, Aster, Netia). Zmiany w ofertach operatorów są tak dynamiczne, że zaniechanie tematu może nas drogo kosztować,

Gdy przeprowadzisz wyżej opisane czynności, dodaj komentarz do tego tekstu i daj znać, czy informacje w nim zawarte okazały się dla Ciebie przydatne i zredukowały koszty telefonii w Twojej firmie. 

Tomasz Kostański
Dyrektor zarządzający firmy EISEI PIRST


Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.