Ankieta

Jaki ubiór jest wymagany w Twoim biurze?

Strój dowolny - jeansy są na porządku dziennym - 62.5%
Typowy strój biurowy - garsonka i kołnierzyk - 16.7%
Oficjalnie tylko w dniu ważnych spotkań - 20.8%

Optymalizacja kosztów telekomunikacyjnych

Telekomunikacja w wielu firmach stanowi istotny czynnik kosztowy. Poniżej przedstawiamy listę czynności, których wykonanie może przyczynić się do obniżenia wydatków na telekomunikację w Waszych przedsiębiorstwach.

  1. Inwentaryzacja i analiza kosztów rzeczywistych
  2. Ogólne sposoby na obniżenie kosztów telekomunikacyjnych
  3. Sposoby obniżenia kosztów w telefonii komórkowej
  4. Sposoby obniżenia kosztów w telefonii stacjonarnej
  5. Sposoby obniżenia kosztów transmisji danych

Ogólne sposoby na obniżenie kosztów telekomunikacyjnych:

  • Przyporządkuj koszty telekomunikacyjne do właściwych miejsc powstawania kosztów – pomoże Ci to zidentyfikować działy lub osoby, które generują najwyższe koszty telekomunikacyjne oraz podjąć działania w celu ich ograniczenia;
  • Zorganizuj swoje rachunki telefoniczne tak, by móc wyodrębnić wszystkie rodzaje kosztów telekomunikacyjnych (telefonia stacjonarna, telefonia komórkowa, transmisja danych) – w ten sposób uzyskasz pełny obraz sytuacji;
  • Sprawdź umowy z operatorami telekomunikacyjnymi, w szczególności: na jaki okres umowa została zawarta i co wiąże się z jej ewentualnym wypowiedzeniem?  Czy potencjalne obniżki taryf zostaną automatycznie wdrożone do Waszych rozliczeń? Czy operator ma prawo pobierania dodatkowych opłat (jeśli tak, to w jakich przypadkach)? Szczególnej uwagi wymaga nadzór nad indywidualnie ustalonymi warunkami z operatorem. Jedna z firm miała w umowie zapis, który mówił, że po przekroczeniu pewnej liczby aktywacji otrzyma dodatkowy rabat. Po przekroczeniu progu nie dostali rabatu, ponieważ nikt ze strony operatora o takim zapisie nie pamiętał. Często firmy muszą same upominać się o egzekwowanie ustalonych warunków;
  • Zwróć się do firm, które zajmują się redukcją kosztów telekomunikacyjnych w przedsiębiorstwach (ma to sens w firmach posiadających około 100 aktywacji). Na polskim rynku działa kilka takich podmiotów. Wynagrodzenie telekomunikacyjnych firm doradczych pobierane jest najczęściej na zasadzie success fee – czyli określane jako procent od wygenerowanych przez doradcę oszczędności. Schemat działania doradcy  powinien obejmować: sprecyzowanie potrzeb telekomunikacyjnych Twojej firmy, analizę bieżących rachunków oraz infrastruktury telekomunikacyjnej, przygotowanie raportu, który uwzględnia przede wszystkim sposoby optymalizacji kosztów, ale także wskazówki zwiększenia funkcjonalności systemu telekomunikacyjnego oraz podniesienie jakości wykonywanych połączeń. Często w przypadku większych firm dobrym i ekonomicznie uzasadnionym rozwiązaniem jest zatrudnienie firmy zajmującej się doradztwem telekomunikacyjnym na stałe (np. Eiseipirst);
  • Negocjuj zniżki z operatorami. Z reguły jest to możliwe, jeśli Twoja firma posiada powyżej dwudziestu aktywacji lub jej wydatki na telefonię komórkową przekraczają  4000 zł. Negocjacje są łatwiejsze w przypadku telefonii stacjonarnej. Tu można negocjować nawet przy rachunkach na poziomie 500 zł;
  • Jeśli w Twojej firmie często transferowane są duże ilości danych, a pracownicy często korzystają z internetu, przemyśl, czy opłaca się zastosowanie łącza ISDN lub ADLS;
  • Postaraj się o wydzielenie kosztów telekomunikacyjnych (przynajmniej na jakiś czas) w raportach finansowych dostępnych dla pracowników firmy. To pomoże w uświadomieniu im problemu wysokich kosztów i przyczyni się do ich obniżenia;
  • Rozważ skorzystanie z programu umożliwiającego sprawdzenie rzeczywistych kosztów. Uzyskasz odpowiedź na pytanie o podział kosztów telekomunikacyjnych – dowiesz się, ile pracownicy wydają na telefonię stacjonarną, komórkową oraz transmisje danych (dane te jednak trzeba umieć trafnie zinterpretować). Więcej o e-billingu;
  • Wszystkie decyzje podejmuj z dbałością o koszty, ale i o jakość połączeń. Fachowe doradztwo, łatwość komunikacji, kompleksowa obsługa to warunki konieczne, by uzyskać pełną satysfakcję z kontaktów z operatorem.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.

Produkt tygodnia

Napisz artykuł

Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Najciekawsze prace zostaną nagrodzone spinaczami.

Pytanie otwarte

Jakimi tematami artykułów z obszaru zarządzania biurem jesteś zainteresowany?