Błąd
  • Ten artykuł zawiera załączniki. Zaloguj się, aby je obejrzeć.

Zarządzanie flotą firmowych telefonów komórkowych

Wydatki związane z telefonią komórkową stanowią  istotny punkt w strukturze wydatków każdej firmy. Są firmy, które nie przywiązują zbyt dużej wagi do tego tematu, traktując telefon jako urządzenie, z którego można wykonać połączenie. W innych na bieżąco wyszukuje się nowe usługi i korzysta z najnowszych zdobyczy techniki. Poniżej postaramy się wyjaśnić, jak zapanować nad firmowymi telefonami i jak sprawnie zarządzać ich flotą. 


Flota firmowych telefonów komórkowych

Podstawowe usługi telekomunikacyjne można podzielić na trzy grupy:

  • transmisję danych,
  • telefonię stacjonarną,
  • telefonię komórkową.

Zapanowanie nad tą ostatnią wymaga największego nakładu pracy, wiedzy i umiejętności analitycznych. Od ponad 10 lat telefonia komórkowa to podstawowe narzędzie pracy zarówno kierownictwa, jak i pozostałych pracowników. Dzięki sprawnemu zarządzaniu służbowymi telefonami można zaoszczędzić wiele czasu i pieniędzy.  

Zarządzanie flotą telefonów komórkowych można podzielić na kilka podstawowych elementów:

  • kontrola wydatków telekomunikacyjnych firmy,
  • monitoring i rozliczanie pracowników z tytułu korzystania z telefonów służbowych,
  • dobór abonamentów, usług dodatkowych,
  • zapewnienie obsługi formalnoprawnej wszelkich aspektów związanych z telekomunikacją,
  • polityka bezpieczeństwa,
  • serwis urządzeń,
  • obsługa techniczna systemu. 

Narzędzia

Łatwiej jest zarządzać flotą telefonów komórkowych w przedsiębiorstwach, które korzystają z jednego dostawcy usługi. Można do tego wykorzystać oprogramowanie dostarczone przez operatora. Oprogramowanie takie umożliwia:

  • zarządzanie usługami dostępnymi w ramach sieci firmowej,
  • przeglądanie struktury kont, czyli możliwość śledzenia informacji o poszczególnych aktywacjach – dane statystyczne, billingi, wykorzystane limity połączeń i transmisji danych, najczęściej wybierane numery itp.  
  • dostęp do informacji o bieżących kosztach generowanych przez poszczególnych pracowników,
  • aktywację nowych kart SIM,
  • włączanie lub dezaktywację usług dodatkowych (roaming, pakiety danych itp.),
  • przeglądanie listy telefonów, przypisanych do danego konta abonenckiego,
  • kontaktowanie się ze swoim opiekunem telekomunikacyjnym,
  • zamawianie aktywacji, aparatów telefonicznych, akcesoriów,
  • przyznanie konkretnym pracownikom dedykowanych limitów kwotowych na połączenia i transmisję danych,
  • powiadamianie pracowników o kwocie, jaka im pozostała do wykorzystania w przyznanym limicie kwotowym,
  • zdefiniowanie profili, za pomocą których można ustanowić ograniczenia połączeń wykonywanych przez pracowników ze służbowych telefonów komórkowych (np. SMS Premium, połączenia serwisowe 0300, 0400, 0700, ograniczenie połączeń wychodzących powyżej określonego limitu – można albo całkowicie zablokować połączenia lub otrzymać powiadomienie o przekroczeniu określonej kwoty),
  • stworzenie dla konkretnych aktywacji list numerów dozwolonych oraz niedozwolonych,
  • dostosowanie usług dodatkowych i taryf do potrzeb przedsiębiorstwa,
  • eksportowanie danych do innych formatów (np. billingów do programu Excel tak, aby przesyłać je poszczególnym pracownikom).

Każdy z operatorów oferuje  inną wersję  takiego programu. Ich funkcjonalność jest zależna przede wszystkim od ilości telefonów komórkowych w sieci firmowej. Podstawowe narzędzia warto stosować, gdy mamy od kilku do kilkudziesięciu aktywacji. Dla większych firm istnieją aplikacje bardziej zaawansowane. Zasadniczo wszyscy operatorzy działający w Polsce mają do zaoferowania programy o podobnej funkcjonalności – nie ma takiego, który jest wyraźnie lepszy od innych. Łatwość ich obsługi jest przede wszystkim zależna od przyzwyczajenia i czasu spędzonego z danym programem.

Gdy mamy problem z obsługą programu, warto poprosić opiekuna telekomunikacyjnego naszej firmy o przeprowadzenie instruktarzu, który pomoże nam w zaprzyjaźnieniu się z tym narzędziem. Jako że z programów tego typu można korzystać za symboliczną złotówkę, są one bardzo efektywne.

Aby uzyskać możliwość korzystania z Menagera Floty, najlepiej zgłosić się do naszego opiekuna biznesowego lub wejść na stronę internetową operatora obsługującego naszą firmę np.


Redukcja kosztów

Wspomniane powyżej programy do zarządzania firmową flotą telefonów komórkowych dostarczają nam jedynie informacji, które mogą być wykorzystane do zredukowania kosztów ponoszonych na obsługę sieci firmowej. Umożliwiają one przeprowadzenie analizy wydatków i ich struktury.

Aby radykalnie zredukować koszty związane z telefonią komórkową, osoba obsługująca program musi mieć choćby podstawowe umiejętności analityczne oraz wiedzę dotyczącą aktualnej oferty operatora: oferowanych przez niego usług dodatkowych oraz planów taryfowych.

W przypadku przedsiębiorstw, które posiadają ponad sto aktywacji i stosują bardziej zaawansowane wersje Managera Floty, obsługę programu warto powierzyć dedykowanej osobie lub wyspecjalizowanej firmie.

Zadanie analityka to eksport danych zebranych  przez Managera do arkuszy kalkulacyjnych bądź specjalistycznego oprogramowania, które umożliwia wykonywanie symulacji na tak dużych ilościach danych oraz umożliwia sprawdzenie, z jakimi usługami i przy jakich parametrach wejściowych (abonament, koszty połączenia, frakcje ruchu, itp.) uzyskamy najniższe koszty połączeń.

Rekomendacje firm zajmujących się doradztwem telekomunikacyjnym są ściśle dopasowane do profilu konkretnej firmy. Bywają przypadki, że przedsiębiorstwa o podobnej specyfice i wielkości otrzymują odmienne zalecenia. W jednym przypadku opłacalne jest otrzymanie pakietu minut dla całego przedsiębiorstwa, w innym lepszy jest abonament dostosowany do poszczególnych aktywacji. Gdy do takich zmian dorzucimy wprowadzenie regulaminu korzystania z telefonów komórkowych, limity dla poszczególnych pracowników i zdecydujemy się na stworzenie list numerów dozwolonych i niedozwolonych - redukcja kosztów może wynieść nawet 40-50%.


Bezpieczeństwo i obsługa techniczna

Telefon komórkowy w dzisiejszych czasach to nie tylko możliwość prowadzenia rozmów. Nowoczesne tablety i smartfony umożliwiają także odbiór i edytowanie dokumentów,  dostęp do poczty korporacyjnej, korzystanie z Internetu, użycie nawigacji satelitarnej i korzystanie z wielu innych funkcji. Reasumując, „komórka” to narzędzie, dzięki któremu możemy: pracować w dowolnym miejscu i czasie, szybko podejmować decyzje, przyśpieszyć obieg informacji. Oczekiwania konsumentów ciągle wzrastają, a rozwój technologii telekomunikacyjnych nie następuje już tak szybko jak kilka lat temu.

Na obecnym etapie kluczowym czynnikiem staje się zatem zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz obsługa techniczna floty. Zagadnienie to obejmuje:

  • Gromadzenie danych o urządzeniach mobilnych,
  • Konfiguracja i zarządzanie aktywacjami,
  • Backup danych,
  • Wymiana i naprawa urządzeń,
  • Zdalne wsparcie. 

Przy niewielkich systemach pierwsze cztery zagadnienia nie nastręczają zbyt wiele kłopotów, jednak wymagają skrupulatności. Flota telefonów komórkowych składająca się z ponad 200 aktywacji pochłania bardzo dużo czasu.

Na rynku mamy dostępne oprogramowania, które umożliwiają zdalne zarządzanie aktywacjami czy danymi zawartymi w telefonie. Programy takie ułatwiają wykonanie kopii bezpieczeństwa w każdym miejscu i w każdym czasie, kontrolę połączeń i czynności wykonywanych przez pracowników czy ich zlokalizowanie. Takie oprogramowanie jest szczególnie polecane firmom, które zatrudniają pracowników zdalnych, pracujących w terenie, ale nie tylko.  Specjalny program można wgrać na wszystkich lub wybranych firmowych aparatach nawet za pośrednictwem sms-a, który aktywuje zgodę na ściągnięcie aplikacji zajmującej ok. 1 MB. Są firmy, które o wgraniu aplikacji informują swoich pracowników, ale są też takie, które korzystają z niego bez wiedzy użytkowników telefonów.  

Posiadacze programu mogą zrobić z firmowymi telefonami komórkowymi praktycznie wszystko. Przykładowo możemy:

  • Skopiować w każdym momencie książkę adresową, pliki z danymi, sms-y czy historię połączeń,
  • Wykasować wszystkie dane (co jest bardzo przydatne w przypadku kradzieży),
  • Łatwo dokonać wymiany aparatów, nawet wszystkich w czasie rzeczywistym (back-up danych w starym aparacie oraz ich przesłanie do nowego aparatu wyposażonego w ten sam program),
  • Zapewnić wsparcie techniczne i stały dostęp do informacji zdalnym pracownikom,
  • Włączyć kamerę lub nawigację, sprawdzając, gdzie jest i co robi dany pracownik (ta opcja przydaje się również w przypadku kradzieży aparatu),
  • Szyfrować dane, co zapewnia ochronę hasłami oraz zdalne czyszczenie pamięci telefonu (przydatne dla Menagerów),
  • Określić niedozwolone aplikacje (pracownicy nie mają możliwości ich zainstalowania),
  • Gromadzić historię danej aktywacji oraz samego aparatu.

Powyższe funkcje zapewniają komfort na wypadek kradzieży, ale także pomagają w weryfikacji pracy zdalnych pracowników i pomagają zapobiegać korzystaniu z telefonów służbowych do celów prywatnych.

Telefon komórkowy to dziś ogromne możliwości, ale flota telefonów stanowi spory koszt. Mamy nadzieję, że powyższy artykuł pomoże w takim zarządzaniu flotą, się które umożliwi maksymalne wykorzystanie potencjału urządzeń wchodzących w jej skład, ograniczając przy tym wydatki na ten cel.


Tomasz Kostański
Dyrektor zarządzający firmy EISEI PIRST


Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.