Zapowiedź głosowa - najprostsza wizytówka Twojego biura

W trosce o pozytywny wizerunek naszego biura przygotowujemy wiele materiałów drukowanych – ulotki, notesy reklamowe, długopisy czy wizytówki, które wręczamy klientom. Często zapominamy jednak, że budowanie relacji z otoczeniem powinniśmy rozpocząć już od pierwszego kontaktu z naszym biurem, czyli połączenia telefonicznego. Wystarczy choćby prosty system zapowiedzi głosowych by zrobić na potencjalnym kliencie dobre wrażenie i pokazać swój profesjonalizm.


Czym jest IVR?

System zapowiedzi głosowych (w skrócie IVR – Interactive Voice Response) jest rozwiązaniem coraz częściej wybieranym przez firmy, którym zależy na prostszej i szybszej komunikacji bez inwestycji we własną infrastrukturę techniczną. Liczba przedsiębiorstw, które korzysta lub rozważa zastosowanie tej usługi cały czas rośnie. Wpływ na to może mieć fakt, że to proste z punktu widzenia klienta rozwiązanie w znaczący sposób usprawniają codzienną pracę i komunikację na linii klient – firma.


Zapowiedzi w chmurze

Wraz z rozwojem technologii cloud computing coraz bardziej popularne stają się systemy zapowiedzi głosowych, działające w oparciu o ten model. Na ich korzyść przemawia głównie brak jakichkolwiek instalacji i fakt, że za obsługę administracyjną odpowiada w całości dostawca usługi. Decydując się na usługę IVR w swoim biurze, mamy możliwość przygotowania bardzo indywidualnych zapowiedzi głosowych oraz reguł postępowania. Nasza zapowiedź głosowa może być nie tylko powitaniem z podstawowymi informacjami na temat naszej firmy, czy godzinami pracy biura. Możemy też definiować kolejne zapowiedzi głosowe, które komunikować będą np. o promocjach w ofercie czy nagłych zmianach pracy biura. Zapowiedzi mogą być także nośnikiem haseł reklamowych.


Wachlarz funkcjonalności

Usługi IVR dostępne na rynku różnią się między sobą. Zanim podejmiemy decyzję o wyborze konkretnej oferty zastanówmy się jak bardzo skomplikowany system zapowiedzi chcielibyśmy posiadać – wpływ na to będzie miała np. specyfika działalności firmy, ilość połączeń przychodzących do biura,  liczba pracowników czy działy w firmie odpowiedzialne za odbieranie połączeń. Rozwiązania IVR dostępne w chmurze obliczeniowej mogą posiadać również szereg dodatkowych funkcjonalności np. własny numer infolinii oraz wielopoziomowy system zapowiedzi. Dodatkowe funkcjonalności mogą obejmować ponadto np. rozwiązania ułatwiające monitorowanie,archiwizację oraz przekierowanie połączeń. Wśród innych narzędzi dostępne są również raporty, statystyki, bilingi, możliwość nagrywania rozmów.  IVR to głównie zapowiedzi głosowe, ale nie tylko. Usługa zapewnia także kolejkowanie połączeń według określonych parametrów np. zajętości, daty czy godziny jak również kierowanie połączeń w zależności do strefy z której przychodzą. Możemy również ustawiać przekierowania na inne telefony, np. na nasz telefon komórkowy. W ten sposób jesteśmy w kontakcie cały czas, a jeśli nasz klient nie będzie mógł się do nas dodzwonić otrzyma jasny i precyzyjny komunikat o przyczynie nie odebrania połączenia.

 

Magdalena Osial

Focus Telecom Polska Sp. z o.o.

 

 

 

 


Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.