Ankieta

Jaki ubiór jest wymagany w Twoim biurze?

Strój dowolny - jeansy są na porządku dziennym - 62.5%
Typowy strój biurowy - garsonka i kołnierzyk - 16.7%
Oficjalnie tylko w dniu ważnych spotkań - 20.8%
Błąd
  • Ten artykuł zawiera załączniki. Zaloguj się, aby je obejrzeć.

Przygotowanie i obsługa spotkań biznesowych

Spotkania biznesowe są nieodłącznym  elementem pracy każdej z firm. Stanowią jedną z ważniejszych form komunikacji interpersonalnej. Różnią się jednak od spotkań prywatnych stopniem sformalizowania i wytyczonymi celami. Używając terminu spotkanie biznesowe, mamy na myśli zaplanowane, przewidziane w określonym miejscu i czasie kontakty przynajmniej dwóch stron, które reprezentują swoje interesy i dążą do osiągnięcia zaplanowanego celu. 

  1. Planowanie spotkania biznesowego
  2. Spotkanie w restauracji
  3. Spotkanie w gabinecie szefa
  4. Spotkanie w sali konferencyjnej
  5. Savoir-vivre podczas spotkań

Planowanie spotkania biznesowego

Spotkania biznesowe mogą być organizowane wewnątrz firmy. Służą wówczas do wymiany opinii, wzajemnego poznania się pracowników czy też rozwiązywania trudnych problemów. Celem spotkań o charakterze zewnętrznym, na które zapraszamy klientów, przedstawicieli firm, zarówno krajowych, jak i zagranicznych,  jest nawiązywanie cennych kontaktów biznesowych. Od ich przebiegu zależy, czy firma podpisze ważny kontrakt, zlecenie itd. Dlatego tak ważne jest, by być do nich dobrze przygotowanym.  Zarówno, gdy jesteśmy organizatorem takiego spotkania, jak i jego uczestnikiem.

Sposób przeprowadzenia spotkania biznesowego może zaważyć na losach całej firmy. Osiągnięcie zaplanowanych celów biznesowych nie jest zadaniem łatwym, dlatego powinniśmy się do niego starannie przygotować. Opracowanie planu takiego spotkania  wymaga od organizatora dużej wiedzy i doświadczenia, warto więc skorzystać z już istniejących publikacji, chociażby z porad zawartych w tym artykule. Oto, jak krok po kroku należy zabrać się za organizację spotkania biznesowego:

  • W pierwszej kolejności powinniśmy zdefiniować cel spotkania. Zastanów się, co chcesz osiągnąć?  Zaprezentować firmę, przeprowadzić negocjacje, zintegrować pracowników, a może poznać partnera i przedstawić mu swoją ofertę?
  • Odpowiedź na to pytanie pomoże nam w określeniu, jaką formę powinno przybrać nasze spotkanie. Możliwości jest wiele. Ustal, czy ma się ono odbyć w firmie, czy raczej będzie to spotkanie zewnętrzne. Zastanów się nad jego postacią - czy będzie to spotkanie wstępne, mające za zadanie jedynie poznanie partnera czy już projektowe;  czy ma charakter integracyjny czy przybierze formę negocjacji.   Czy będą to warsztaty, konferencja?
  • Dokładnie zaplanuj listę gości. Niezbędne będą ich dane kontaktowe, które przydadzą Ci się później do wysłania zaproszeń  oraz potwierdzenia obecności.
  • Zbierz informacje o uczestnikach spotkania (zajmowane stanowisko, preferencje żywieniowe, upodobania). Pozwoli to zapobiec ewentualnym nieprzyjemnościom, np. w momencie, gdy okaże się, że menu, które wybierzesz, kompletnie nie pasuje gościom, którzy są wegetarianami.
  • Zaplanuj dokładnie budżet. Oszacuj wstępne koszty, sprawdź dostępne fundusze. Postaraj się zminimalizować wydatki związane z organizacją takiego wydarzenia poprzez wyszukiwanie najekonomiczniejszych rozwiązań. Wiedząc, jaką kwotę możesz przeznaczyć na spotkanie biznesowe, znacznie łatwiej będzie Ci zaplanować jego pozostałe elementy.
  • Wybierz miejsce spotkania. Może się ono odbyć w restauracji, kawiarni, w gabinecie szefa czy w sali konferencyjnej. Wybór zależy od charakteru spotkania ( formalne czy mniej oficjalne), a także od liczby osób, które się na nim pojawią. Ustalając  miejsce, weź  pod uwagę między innymi estetykę wnętrza, wielkość sali, ilość krzeseł, menu, klimatyzację. Sprawdź, czy lokal udostępnia odpowiednią  ilość miejsc parkingowych. W przypadku szkolenia czy konferencji należy również zadbać o odpowiednie wyposażenie – projektor, mikrofon, rzutnik multimedialny, dostęp do Internetu, komputer itd.
  • Ustal  termin spotkania i zarezerwuj salę. Im szybciej tego dokonasz, tym lepiej. W okresie, gdy konferencje odbywają się z większym nasileniem, należy zająć się tym już ok. dwa miesiące wcześniej.
  • Przydziel zadania – ustal, które osoby będą odpowiedzialne za poszczególne czynności, np. kto zajmie się wykonywaniem zaproszeń. Jeśli zadań jest zbyt wiele, możesz część z nich zlecić firmie zewnętrznej.
  • Ustal harmonogram spotkania. Nie wystarczy określenie godziny rozpoczęcia, przerw i zakończenia. Harmonogram musi zakładać odpowiednią ilość czasu na każdy punkt spotkania. Pamiętajmy! Spotkanie nie powinno być zbyt długie, aby nie zanudzić uczestników
  • Zaplanuj kolejność omawianych kwestii. Jeśli w pierwszych minutach spotkania poruszymy zbyt trudne problemy, dyskusja może utkwić w martwym punkcie i porozumienie nie będzie możliwe. Dlatego warto pokusić się o opracowanie scenariusza spotkania biznesowego, a także przewidzieć hipotetyczne pytania i zarzuty, z którymi wyjdzie do nas rozmówca i przygotować się do odpowiedzi na nie.
  • Zadbaj o odpowiednie zaproszenie gości - możesz tego dokonać w formie pisemnej, tworząc specjalne zaproszenia, bądź telefonicznie. Jeśli uczestnikami spotkania będą osoby spoza naszej firmy, w dobrym tonie jest poinformowanie ich o spotkaniu 2 tygodnie wcześniej. Poproś o potwierdzenie udziału.

      Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:

  •     kto zaprasza, 
  •     kogo zaprasza,
  •     określenie formy spotkania,
  •     temat,
  •     miejsce i czas spotkania,
  •     porządek dzienny lub program.
  • Ustal menu ( posiłki, poczęstunki, napoje, alkohol). Tu przydać Ci się mogą wcześniej uzyskane informacje na temat gości i ich preferencji żywieniowych.
  • Przygotuj materiały dla gości, np. harmonogram, spis poruszanych tematów, materiały pomocnicze. Bardzo miłym akcentem będzie przygotowanie firmowego podarunku na zakończenie spotkania ( kalendarz, notes, długopis), nawiązującego do jego tematyki. 
Opublikowano: 2012.06.15 09:32 przez bajka #201
Organizowałam kiedyś ważne dla firmy spotkanie i wiem jak trudne i odpowiedzialne jest to zadanie. Wyszło całkiem dobrze, ale kosztowało mnie to sporo nerwów. Dzięki za usystematyzowane wskazówki. zajrzę do nich gdy szef zleci mi organizowanie kolejnej imprezy.

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.

Produkt tygodnia

Napisz artykuł

Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Najciekawsze prace zostaną nagrodzone spinaczami.

Pytanie otwarte

Jakimi tematami artykułów z obszaru zarządzania biurem jesteś zainteresowany?