Błąd
  • Ten artykuł zawiera załączniki. Zaloguj się, aby je obejrzeć.

Imprezy firmowe

Imprezy firmowe pełnią ważną funkcję integracyjną i motywują pracowników do efektywnej pracy. Dobrze zorganizowane, przyczyniają się do budowania pozytywnej atmosfery w zespole, a tym samym przywiązują pracowników do firmy. Są również dobrym sposobem oderwania się choć na chwilę od obowiązków zawodowych i naładowania akumulatorów przed nowymi wyzwaniami. Aby wszystko poszło gładko i impreza firmowa spodobała się uczestnikom, proponujemy prześledzenie poniższych wskazówek.


Na co należy zwrócić uwagę

W momencie gdy zbliża się firmowa impreza, a Ty jesteś osobą odpowiedzialną za to, by przebiegła bez żadnych zakłóceń i przyniosła zamierzony skutek, musisz tak zaplanować swoje działania, by o niczym nie zapomnieć. Oto, na czym należy się skupić:

Ustal charakter, jaki ma przybrać dane wydarzenie. Od niego bowiem będzie zależało jego miejsce. Na jubileusze, imprezy okolicznościowe możemy wybrać elegancką restaurację (bardziej oficjalny ton) lub wnętrze siedziby firmy. Imprezy integracyjne, pikniki świetnie natomiast wypadają na świeżym powietrzu.

Określ budżet, jakim dysponujesz. Na tej podstawie możesz tworzyć dalsze plany, np. dodatkowe atrakcje.

• Zorientuj się, z jakimi kosztami musisz się liczyć. Zrób kalkulację przewidywanych wydatków, np. średnia cena w dobrej restauracji za jedna osobę to koszt minimum 100zł. Cena bankietu zasiadanego w zależności od wyboru menu od 70 zł za osobę. Koszt imprezy integracyjnej z noclegiem (jedna doba) około 250zł/osoba.

Ustalając datę imprezy, weź pod uwagę, czy powinna się ona odbyć w godzinach pracy, częściowo w godzinach pracy, czy raczej wieczorem, bądź podczas weekendu?

• Pamiętaj o zorganizowaniu właściwego cateringu:

  • jeśli planujesz spotkanie kilkugodzinne, odpowiednie będzie przygotowanie drobnego poczęstunku: kawy i słodkich przekąsek;
  • gdy zabawa odbędzie się po południu na świeżym powietrzu, można zorganizować ognisko i podać pieczone kiełbaski;
  • jeśli impreza ma mieć formę oficjalnego bankietu, wymagana jest obsługa kelnerska

Warto zastanowić się nad zatrudnieniem firmy gastronomicznej, która przygotuje odpowiedni posiłek, przygotuje zastawę stołową, posprząta po skończonej zabawie.

• Zadbaj o odpowiednie zaplecze techniczne, np. sprzęt audio, oświetlenie, zadaszenie na wypadek zmiany pogody.

• Przygotuj scenariusz imprezy, zadbaj, aby znalazły się w nim atrakcje, np. kulig, ognisko, występy kabaretowe, kręgle.

• Pamiętaj, że impreza w żadnym wypadku nie może być nudna, a jej głównym celem jest zadowolenie wszystkich uczestników.

Pamiątki z imprezy - niezapomnianą pamiątką po imprezie firmowej są zdjęcia i filmy. Pamiętajmy zatem, by udostępnić pracownikom takie materiały. Jeżeli podczas imprezy wynajęliśmy fotografa, zróbmy kopię płyty ze zdjęciami i przekażmy ją wyznaczonej osobie, by ta udostępniła ją reszcie zespołu.


Impreza integracyjna

Pracodawcy często nie zdają sobie sprawy, jak znacząco impreza tego typu może wpływać na wyniki działalności firmy. W rzeczywistości dobrze zorganizowana impreza integracyjna może przynieść przedsiębiorstwu wiele korzyści. Jest to przede wszystkim doskonała okazja do zacieśniania więzi między pracownikami oraz budowania silnych relacji, które przekładają się na lepszą komunikację, a co za tym idzie - sprawniejsze i szybsze wykonywanie powierzonych zadań. Osoby, które są sobie bliższe, lepiej ze sobą współpracują i rzadziej wchodzą w konflikty. Silne więzy między pracownikami wpływają na poprawę ich samopoczucia , dodając tym samym wiele pozytywnej energii do działania i motywując do lepszego wykonywania powierzonych obowiązków. Jednym słowem: zadowolony pracownik, to lepsze wyniki firmy.

No tak… korzyści płynących z integrowania pracowników jest wiele. Pod warunkiem, że impreza rzeczywiście zbliży ich do siebie, zmotywuje do działania. Niepoprawnie zorganizowana impreza integracyjna może bowiem przynieść więcej strat niż korzyści, zniechęcając pracowników do firmy. Należy wobec tego dokładnie zaplanować jej przebieg i starannie przygotować.
W pierwszej kolejności ustal, jaką formę przybierze owo spotkanie oraz, co za tym idzie, gdzie będzie miało miejsce.

Możliwości jest naprawdę wiele: zabawy plenerowe, specjalne spotkania tematyczne, ognisko, wspólne grillowanie. Więcej przykładów znajdziesz w załączniku. Coraz bardziej popularne podczas takich spotkań stają się niekonwencjonalne formy aktywności , np. paintball, quady. Dobrym pomysłem jest również organizacja specjalnych gier scenariuszowych, w których uczestnicy dzieleni są na grupy. Każda z nich musi wykonać szereg zróżnicowanych zadań, jednocześnie ze sobą rywalizując. W rezultacie pracownicy uczą się pracować w zespole, spędzają czas w przyjemny sposób, zapominając o stresie dnia codziennego.

Decydując o rodzaju zapewnianych atrakcji, dostosuj je do uczestników, ich stanowisk oraz upodobań. Inaczej należy planować imprezy dla pracowników niższego szczebla niż dla kadry menadżerskiej.

Organizacja imprezy integracyjnej wymaga wiele wysiłku, dlatego czasem, nawet posiadając niewielką firmę, warto skorzystać z usług profesjonalistów. W obecnym świecie na rynku funkcjonuje wiele przedsiębiorstw, które zajmują się kompleksową organizacją imprez integracyjnych. Dobra firma organizująca takie eventy powinna na początku przeprowadzić analizę potrzeb naszej firmy i dopasować do nich cały program imprezy. Możemy również skorzystać z usług świadczonych w ściśle określonym zakresie, np. cateringu czy oprawy muzycznej. Listę firm organizujących takie imprezy możesz pobrać w załączniku.

Organizację takiej imprezy należy rozpocząć znacznie wcześniej, przynajmniej kilka tygodni przed planowanym wydarzeniem. Nie można jednak jednoznacznie określić, ile czasu zajmie nam przygotowywanie takiej imprezy. Wszystko zależy od długości jej trwania, ilości oraz rodzaju atrakcji, jakie chcemy zapewnić jej uczestnikom itp.

Przykładowy scenariusz imprez integracyjnych


Christmas Party

Organizując wigilię firmową pamiętajmy, że ważniejszy od miejsca, które wybierzemy, jest nastrój, jaki będzie nam towarzyszył podczas tego wydarzenia. Z drugiej jednak strony - miejsce może znacznie wpłynąć na atmosferę, np. miła, ustronna restauracja, z daleka od gmachu biurowca prawdopodobnie łatwiej wprawi pracowników w świąteczny nastrój. Równie ważne jest zadbanie o uroczystą, wigilijną dekorację stołu. Pachnące gałązki jodły, migocące płomyki świec i melodia znanej kolędy stworzą niepowtarzalny, ciepły, bożonarodzeniowy klimat .

Pamiętaj, aby uprzedzić pracowników o imprezie co najmniej dwa tygodnie wcześniej, szczególnie, gdy odbywa się ona poza godzinami pracy. Natłok obowiązków w tygodniu przedświątecznym sprawia, że nie wszyscy będą w stanie nagle oderwać się od pracy.

Planując wigilię firmową, nie możesz zapomnieć o świątecznym menu. W zależności od zwyczajów panujących w firmie i jej wielkości, posiłki zamawiane są z firmy zewnętrznej bądź przygotowywane przez pracowników. Podział obowiązków, przydział potraw, które każdy z pracowników przyrządzi, z pewnością zbliży ich do siebie przy wigilijnym stole. Jeśli natomiast firma liczy zbyt wiele osób, warto pokusić się o zamówienie cateringu. W tej sytuacji kieruj się zasadą: ciekawe menu kluczem do serca pracowników. Pamiętaj, by poza tradycyjnymi wigilijnymi potrawami, włączyć do menu dania międzynarodowe, np. jagnięcinę, pieczoną gęś. Nie każdy musi lubić karpia…

Coraz więcej firm zleca organizację całych imprez firmom w tym wyspecjalizowanym. Jeśli nie masz czasu na spędzenie wielu godzin na planowaniu takiego wydarzenia, a budżet Ci na to pozwala, przejrzyj oferty firm przygotowujących Christmas Party.


Prezenty

Na tzw. gwiazdce firmowej nie powinno zabraknąć prezentów dla pracowników. Nie muszą być to drogie podarunki, zazwyczaj zaleca się mniejsze, symboliczne upominki.

Kategorie popularnych prezentów:

  • Gadżety : forma najmniej lubiana przez pracowników. Sonda przeprowadzona przez portal Ekonomia24.pl jasno pokazuje, iż tylko 8 procent pracowników ucieszyłoby się z prezentu rzeczowego a aż 82 procent z bonu. Jeśli jednak uznamy taką formę za najatrakcyjniejszą, to możemy zdecydować się np. na pamięć USB, kalendarz (warto umieścić w nim dedykację), notatnik biurowy .
  • Bony zakupowe: coraz popularniejsza forma obdarowywania, nie tylko w firmach. Bony dają nam tę pewność, że pracownik otrzyma dokładnie to, czego potrzebuje i co lubi. Możemy np. wybrać bon do przyjemnej kawiarni, kina, Empiku. Większość firm oferuje bony upominkowe w cenach średnio od 50zł do 500zł.
  • Internetowe bony zakupowe: coraz modniejsza forma zakupów w Internecie. Sprzedaż online prowadzi już wiele księgarni, drogerii, sklepów muzycznych. W tym wypadku warto wcześniej poznać preferencje pracowników, gdyż nie każdy lubi dokonywać zakupów w formie elektronicznej.
  • Premie świąteczne: gotówka to z pewnością prezent, który ucieszy każdego pracownika. Nie ma tutaj właściwej kwoty, zazwyczaj jest to określony procent od pensji pracownika. O tym jak wysoka będzie premia, decyduje przede wszystkim budżet firmy.
  • Prezent nie musi kojarzyć się wyłącznie z miejscem pracy. Trafionym pomysłem będzie podarowanie pracownikom rzeczy, której będą często używać. 

Urodziny i imieniny w firmie

Jeśli w firmie obowiązuje tradycja obchodzenia imienin lub urodzin, to nie wypada nam wyłamywać się z tego zwyczaju, nawet jeżeli w życiu prywatnym nie obchodzimy takich uroczystości.
Najczęstszą formą sfinansowania prezentu dla jubilata/solenizanta jest składka. Osobę, która będzie zbierać pieniądze, powinna wyznaczyć grupa - jeśli żadna osoba nie zgłosi wcześniej swojej kandydatury. Zbiórkę pieniędzy najlepiej rozpocząć przynajmniej na tydzień przed urodzinami/imieninami. Wybór prezentu i jego cena powinny być wspólną decyzją wszystkich pracowników. Warto sugerować się pomysłami osoby, która najlepiej zna jubilata czy solenizanta.

Imieniny szefa

Jeśli w firmie mamy zwyczaj obchodzenia imienin, to najważniejsze zawsze są imieniny szefa. W bardzo złym tonie będzie odmowa uczestniczenia w takim wydarzeniu, dlatego w trosce o nasze dobre imię dorzućmy się do wspólnego prezentu.
Kwestia składek powinna być wcześniej omówiona; między 20 a 50 zł(najlepiej na miesiąc przed imieninami).

Prezent nie powinien mieć charakteru osobistego, musi być natomiast elegancki. Znając upodobania naszego przełożonego, możemy wybierać spośród wielu oryginalnych prezentów: skórzany wizytownik z długopisem lub piórem, kosz prezentowy, elegancki portfel lub firmowa teczka, spinki do mankietów, stylowy gadżet na biurko (uchwyt na telefon, pojemnik na długopisy).

Imieniny pracownika

Wybór prezentu dla pracownika wydaje się być znacznie łatwiejszy, niż w przypadku poszukiwania podarunku dla szefa. Jeśli współpracownik jest nam dobrze znany, upominek może być zabawny, oryginalny. Jeśli natomiast są to imieniny mniej znanej nam osoby, postawmy na tradycyjny bukiet kwiatów i czekoladki dla kobiet, dla mężczyzny dobrym rozwiązaniem będzie krawat, gadżet na biurko lub kubek.

Składki: budżet ustalamy wspólnie, już za 10zł od każdej z osób w firmie możemy kupić oryginalny prezent.

Pomysłowe prezenty:

  • gift card o dowolnym nominalne np. na masaż relaksacyjny, wieczór win, kurs sushi. 
  • oryginalna koszulka z nadrukiem, sami wybieramy napis lub zabawny obrazek.

Impreza jubileuszowa

Organizację imprezy jubileuszowej np. z okazji 10-lecia firmy najwygodniej i najbardziej profesjonalnie jest powierzyć firmie eventowej. Wówczas specjaliści zadbają o wszystko: scenariusz imprezy, miejsce, menu, meble etc. Ważne, by taka impreza miała charakter motywacyjny i integrujący pracowników firmy.

Przykładowe atrakcje na imprezie rocznicowej:

  • kabaret,
  • degustacja wina,
  • pokaz sztucznych ogni,
  • pokaz taneczny.

Dzień po imprezie firmowej w pracy należy podziękować pracownikom za wspólna zabawę i wyrazić nadzieję na kolejne wspólne spotkania.


Zaproszenia

Jeśli pracujesz w małej lub średniej firmie, roześlij zaproszenia pracownikom na szynki mailowe. Możesz także poinformować ich o zbliżającej się imprezie podczas zebrania firmy lub po prostu na forum w czasie pracy: dodaj wówczas, że szczegóły wraz z zaproszeniem przesłane zostaną na maila.

Co powinno zawierać zaproszenie:

  • godzinę rozpoczęcia i zakończenia imprezy, data, miejsce,
  • prośbę o potwierdzenie uczestnictwa (do kiedy, imię i nazwisko osoby z którą należy się kontaktować, numer telefonu i adres mailowy),
  • o tym, czy zapewnione są miejsca parkingowe,
  • czy warto brać na imprezę własny samochód,
  • informacje o obowiązującym stroju,
  • informacje o przebiegu spotkania (jeśli nie chcemy, by pozostało ono dla pracowników niespodzianką.

Przykład oryginalnego zaproszenia


Autoresponder i automatyczna sekretarka

Kiedy wszystkie osoby z firmy przebywają na wyjeździe integracyjnym lub imprezie firmowej, warto przygotować tekst na automatyczna sekretarkę oraz autoresponder.

Przykładowe teksty:

  • Autoresponder na ogólnym adresie firmowym:

„Szanowni Państwo,
potwierdzamy otrzymanie wiadomości i zapewniamy, że zostanie ona przekazana do odpowiednich osób w [nazwa firmy].
Ze względu na ogólnofirmowe szkolenie, w razie dodatkowych pytań lub wątpliwości, skontaktujemy się z Państwem w dniu jutrzejszym.
Z poważaniem,
Zespół [nazwa firmy]”

  • Autoresponder na skrzynce pracownika:

„Szanowni Państwo,

Uprzejmie informuję, iż w dniach [data ,rok] przebywam na służbowym wyjeździe.

W tym czasie nie będę miała możliwości korzystania z poczty elektronicznej. Kontakt przez telefon komórkowy będzie utrudniony. Na wszystkie wiadomości odpowiem po moim powrocie.

Pozdrawiam”

  • Automatyczna sekretarka:

„Witamy w firmie [nazwa firmy]. W dniu dzisiejszym przebywamy na ogólnofirmowym szkoleniu. Po sygnale prosimy o podanie imienia, nazwiska,nazwy firmy oraz numeru telefonu. Skontaktujemy się z Państwem w dniu jutrzejszym. Do usłyszenia.”

 
 
 
Opublikowano: 2012.05.13 20:50 przez bajka #155
Dużo ciekawych propozycji, chociaż niektóre trudne do zrealizowania przez wszystkich. A tak w ogóle czy uważacie, że powinien istnieć obowiązek uczestniczenia w imprezach integracyjnych, czy też powinno to zależeć od woli pracownika.
Opublikowano: 2012.05.14 08:49 przez maggie #156
moim zdaniem nie powinno się nikogo zmuszać do takiej integracji...jeśli ktoś nie chce dobrze dogadywać się w pracy z innymi, to w sumie jego problem...
Opublikowano: 2012.05.14 08:58 przez mała #157
no niby tak...ale relacje między pracownikami przekładają się na efektywność całego zespołu. wiadomo - nie można nikogo zmusić, ale jednak przełożony powinien dbać o to, by pracownicy byli zintegrowani
Opublikowano: 2012.05.14 12:31 przez AgnieszkaM #158
No właśnie. A u mnie jeszcze żadnej imprezy firmowej nie było... Czy macie pomysł, jak delikatnie zasugerować szefowi, żeby zadbał o nasza integrację?

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.