Newsletter - środek firmowej komunikacji

Wysyłka newslettera to doskonały sposób na dotarcie w krótkim czasie i niewielkim kosztem do bardzo dużej grupy odbiorców. W czasach, w których prawie każdy z nas odbiera e-maile i natychmiast na nie reaguje, newslettery są efektywnym i zorientowanym na klientów środkiem komunikacji oraz źródłem najświeższych informacji. Newslettery możemy podzielić na: zewnętrzne (wysyłane do klientów, kontrahentów czy inwestorów),wewnętrzne (do współpracowników firmy). Zwykle wysyłką jednych i drugich zajmują się działy marketingu, jednak w mniejszych firmach odpowiedzialność za ten środek komunikacji może spoczywać na barkach office managera czy asystentki.


Newslettery zewnętrzne

Newslettery (biuletyny) zewnętrzne to systematycznie wysyłana korespondencja za pomocą poczty elektronicznej lub systemów mass-mailingowych. Często newslettery są zbiorem informacji i odwołują się do pełnych artykułów zamieszczonych na stronach www, ale mogą też dostarczać całość informacji w tekście. Prenumerata newsletterów może być płatna. Ta forma spotykana jest najczęściej w przypadku wydawców specjalistycznych. Najczęściej subskrypcja newsletterów jest bezpłatna.

Newsletter jest wizytówką firmy oraz stanowi środek podtrzymania kontaktu pomiędzy jego odbiorcami a przedsiębiorstwem.


Baza odbiorców

Wysyłanie malingów reklamowych (do tej grupy zaliczane są newslettery) bez wyraźnej zgody jego odbiorców jest niezgodne z prawem. Wysyłanie newsletterów na wszystkie możliwe zebrane przez naszą firmę adresy e-mailowe jest zdecydowanie bezproduktywne i szkodliwe dla wizerunku przedsiębiorstwa. Niechciana korespondencja jest bowiem bardzo denerwująca dla jej odbiorców.

Dobrze jest stworzyć możliwość zasubskrybowania newslettera na firmowej stronie internetowej. Poprzez tak zwaną opcję rejestracji opt-in (czyli marketing przyzwolenia, metoda reklamy e-mailowej, w której odbiorca reklamy zgodził się na jej otrzymanie) Klient może w przyszłości zostać legalnie zapisany oraz wypisany z newslettera. W opcji single opt-in osoba, która zapisała się na listę odbiorców newslettera, otrzymuje e-mail z potwierdzeniem subskrypcji w którym jest informowana, że będzie otrzymywała newslettera, jeśli nie podejmie żadnej akcji.

Inna możliwość to coraz częściej używana opcja double-opt-in. W tej opcji subskrybent po wpisaniu w okno zapisu na newslettera swojego adresu e-mail otrzymuje automatycznie mail z linkiem aktywacyjnym, po kliknięciu którego adres zostanie dopiero aktywowany w bazie mailowej Twojej firmy. Dzięki takiemu rozwiązaniu po pierwsze zyskujemy pewność, że osoba, która dopisała się do naszej listy, faktycznie ma dostęp do danego konta. po drugie wiemy, że dopisany adres istnieje, tak więc nie trzeba się martwić faktem wysyłania korespondencji na nieistniejące adresy e-mail.

Listy zbudowane w oparciu o opcję double-opt-in są bardziej wartościowe, ponieważ mamy pewność, że osoby zapisane świadomie podjęły decyzję o otrzymywaniu naszego newslettera.


Celem firmy powinno być zbudowanie małego, ale elitarnego grona odbiorców, do którego regularnie będzie wysyłany newsletter zawierający najnowsze informacje (nowości, zmiany, nowe produkty, wydarzenia, promocje).


Layout

Wygląd firmowego biuletynu powinien być stonowany – zbyt kolorowy i przeładowany wiadomościami będzie odstraszać czytelników swym podobieństwem do reklamy. Osobom, które rozpoczynają tworzenie newsletterów, zalecamy, aby rozpoczęły od wersji tekstowej i dopiero w miarę nabierania doświadczenia przechodziły na format HTML.

Pamiętajmy: jeśli przejdziemy na formę graficzną, layout newslettera musi być dopasowany do firmowego Systemu Identyfikacji Wizualnej.

Długość, treść i konstrukcja newslettera

  • Biuletyn nie powinien przekraczać dwóch ekranów. Większość odbiorców jedynie skanuje wzrokiem otrzymywane newslettery; 
  • Jeśli jednak z konkretnych powodów zdecydujesz się na wysyłkę dłuższego biuletynu, wstaw na początku krótki spis tematów; 
  • Treść powinna być przejrzysta; 
  • Użyj krótkich, zwięzłych i treściwych nagłówków oraz akapitów i odstępów między wierszami – newslettery o takiej konstrukcji czyta się łatwiej i sprawniej, a ich treść jest lepiej przyswajalna;
  • Użyj linków, aby wskazać czytelnikowi dalsze informacje – przekieruj użytkownika bezpośrednio na strony, które go interesują. Alternatywą jest przytoczenie wszystkich informacji bezpośrednio w newsletterze, bez dodawania linków. Ten sposób powoduje jednak, że Twój newsletter jest długi i chęci zniechęca do odwiedzenia strony internetowej Twojej firmy. 

Adresaci

Pierwsze pytania, na które musimy sobie odpowiedzieć jeszcze przed rozpoczęciem tworzenia newslettera, to pytania o jego adresatów

  • Dla kogo go tworzymy? 
  • Jakie korzyści z przeczytania newslettera odniesie odbiorca? 
  • Jakich informacji szuka czytelnik? 
  • Kim jest przeciętny subskrybent? 
  • Jakie ma wykształcenie? 
  • Gdzie mieszka? 
  • Czym się zajmuje? 
  • Jakie są jego dochody? 
  • Jak spędza czas wolny?

Odpowiedzi na te pytania z pewnością wpłyną na treść naszego biuletynu.

Fatalnym pomysłem jest tworzenie jednego newslettera dla klientów, kontrahentów i inwestorów. Grupy te mają odmienne oczekiwania, różne rzeczy są dla nich ważne.

Wydziel w swoim programie do e-mailingu kilka grup odbiorców. Wysyłaj biuletyny do różnych grup z odmiennych adresów e-mailowych. Takie postępowanie pomaga w śledzeniu statystyk dotyczących otwieralności newslettera i zainteresowana subskrybentów poruszonymi w nim tematami.

Wysyłając newsletter do klientów firmy pamiętaj, by z przeczytania newslettera mógli odnieść korzyść dla siebie (informacje o nowościach, szansa na wygraną, ciekawostki, rabaty, obniżki, promocje itd.). Twoje teksty powinny wzbudzić zainteresowanie. Jeśli wiadomość będzie składała się głównie z reklamy oraz informacji o produktach firmy, możesz mieć pewność, że większość odbiorców od razu przeniesie ją do kosza. Biuletyn nie powinien denerwować ani drażnić – pamiętaj o tym, gdyż stawką jest tu dobre imię i wizerunek przedsiębiorstwa, w którym pracujesz.

Wiele firm wysyła biuletyny informacyjne do inwestorów. Tego typu korespondencja umożliwia efektywną komunikację między spółką a społecznością inwestorską, a w efekcie przyczynia się do rzetelnej wyceny papierów wartościowych przez rynek.

Do informacji, które powinny zostać przekazane inwestorom należą:

  • sytuacja finansowa przedsiębiorstwa,
  • zmiany w strukturze organizacyjnej,
  • opublikowane informacje prasowe na temat przedsiębiorstwa,
  • plany przedsiębiorstwa,
  • obierane strategie oraz planowane inwestycje.

Warto pisać także o kłopotach firmy – lepiej, gdy inwestor dostanie złe informacje z pierwszej ręki. Jeśli dostanie je od innych podmiotów, Twoja firma może stracić w jego oczach wiarygodność.

Kontrahenci natomiast mogą być zainteresowani takim informacjami jak:

  • zasady współpracy,
  • rozliczenia,
  • faktury,
  • płatności,
  • zmiany organizacyjne,
  • nowi klienci,
  • długoterminowe plany firmy,
  • zmiany personalne,
  • godziny funkcjonowania firmy,
  • planowane przerwy w pracy itp.

Dobre rady

  • Uważaj na gramatykę, pisownię i stylistykę. Przeczytaj newsletter przed wysłaniem. Poproś innych pracowników o sprawdzenie treści przed wysyłką. Pamiętaj o tym, że newsletter zostanie wysłany do wielu ludzi, którzy są bardzo ważni dla Twojej firmy. Błąd w newsletterze może być bardzo kłopotliwy i mieć poważne konsekwencje.
  • Zanim zaczniesz tworzyć swój pierwszy biuletyn, zasubskrybuj kilka innych - mogą Cię zainspirować. Dobrze jest także czytać na bieżąco newslettery wysyłane przez konkurentów. uważaj jednak, żeby nie kopiować ich pomysłów. To mogłoby oznaczać początek wojny.
  • Wplatając adresy internetowe do swojego newslettera, koniecznie wstaw http://przed podaniem adresu www. Bez tej dodatkowej końcówki link może zostać nierozpoznany przez niektóre programy do e-mailingu. Przykład: http://www.kocham-biuro.pl
  • Jeśli chcesz, by adresy e-mail były łączem, przy wpisywaniu użyj wyrazu mailto: oraz adresu bez spacji. Po kliknięciu tego łącza czytelnikowi otworzy się pusta wiadomość e-mail, która jest już zaadresowana do wybranej osoby, firmy lub innego miejsca docelowego. Na przykład po kliknięciu łącza mailto: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie obsługi JavaScript. skontaktujesz się z nami. Bardzo prosimy o wysyłanie nam maili tylko w konkretnych i ważnych sprawach:).
  • Używając komendy '?subject=' można określić, jaki będzie temat wiadomości wysłanej przez osobę, która kliknęła dodane w newsletterze łącze. Innymi słowy, można samemu nadać tytuł wiadomości mailowej, która zostanie wysłana przez czytelnika newslettera – ułatwia to sortowanie otrzymanej korespondencji. np. mailto:info\@kocham-biuro.pl?subject=artykul_o_newsletterach
  • W przypadku wysyłki newslettera z konwencjonalnych programów pocztowych pamiętaj, by wpisywać adresy e-mailowe adresatów w pole ukryte do wiadomości UDW (BCC), by nie ujawniać adresatów swojej wiadomości.

Platformy mass-mailingowe

Jeśli liczba Twoich subskrybentów przekracza tysiąc osób, popularne programy pocztowe takie jak np. Outlook będą przeciążone podczas wysyłki newslettera. W takim przypadku warto rozważyć skorzystanie ze specjalnych programów do masowej wysyłki e-maili. Oto linki do najpopularniejszych na polskim rynku platform do mass-mailingu:

Wbrew pozorom w większości przypadków firma wcale nie musi ponosić dużych kosztów na wdrożenie oprogramowania do e-mail marketingu. Co więcej, może się okazać, że na początek wcale nie jest potrzebna platforma do prowadzenia profesjonalnych kampanii e-mail marketingowych, gdyż wystarczające będzie zastosowanie prostego programu do mass mailingu.

Na początku można zrezygnować z płatnych rozwiązań na rzecz darmowych programów. Należy jednak liczyć się z tym, że większość z aplikacji udostępnianych na licencji freeware lub opensource to programy do użytku prywatnego lub domowego mające ograniczenia co do ilości wysyłanych listów, wielkości grupy wysyłkowej czy też formatu e-maila. Koszt zakupu licencji na prosty program do mass mailingu nie powinien przekroczyć kilkuset złotych na jedno stanowisko lub jednego użytkownika.


Newslettery wewnętrzne

Newslettery wewnętrzne służą przede wszystkim usprawnieniu komunikacji pomiędzy pracownikami firmy. Zazwyczaj przekazywane są w nich informacje o nowościach produktowych, zawartych kontraktach, odbytych spotkaniach i podróżach służbowych, nowych pracownikach itp. W biuletynie wewnętrznym możemy przesłać także inne informacje, na które wszyscy czekają z niecierpliwością – np. menu na następny tydzień lub godziny dostępności szefa, plany urlopowe, informacje o wspólnych wyjściach integracyjnych czy nadchodzących świętach oraz pochwały czy podziękowania.

Za pośrednictwem newsletterów wewnętrznych szefostwo firmy lub danego działu ma możliwość bezpośredniej i jednoczesnej komunikacji ze wszystkim pracownikami. Każdy z nich może zostać w jednakowej formie poinformowany o krokach podejmowanych przez firmę. Dzięki takiemu bezpośredniemu kontaktowi pracownikom łatwiej jest identyfikować się z firmą oraz jej sukcesami i problemami. Zrównanie traktowania pracowników różnych szczebli oraz dotarcie do wszystkich z jednakową informacja w tym samym czasie bardzo dobrze wpływa na budowanie firmowej wspólnoty, dla której bardzo ważny jest sukces firmy.

Newslettery są popularne w dużych firmach czy międzynarodowych korporacjach, w których nie wszyscy pracownicy znają się między sobą, ale także sprawdzają się również w mniejszych (10 czy 15 osobowych) firmach. Są znakomitym narzędziem podsumowującym dany okres działalności przedsiębiorstwa. W mniejszych firmach newslettery są często wysyłane przez asystentkę szefa firmy czy office managera, który poprzez znajomość różnych obszarów działalności firmy ”o wszystkim coś wie”. Ten kanał informacji jest szczególnie istotny w firmach o profilu handlowym, gdzie pracownicy są rozsiani oraz w przedsiębiorstwach o rozproszonej strukturze, w których regularne spotkania wszystkich pracowników są utrudnione.

 

ama

Opublikowano: 2012.04.26 21:33 przez Ania W #110
Newsletter to fajna rzecz, o ile trafia do osób, które ciągle są nią zainteresowane. Ja zapisałam się na newsletter, po czy po jakimś czasie się z niego wypisałam. Niestety ciągle dostaję powiadomienia o nowościach! Gdy napisałam do firm z prośbą o wyrzucenie mojego maila z listy newslettera to się dowiedziałam, że mojego maila na liście nie ma... :/ Ale newsletter ciągle przychodzi... Widocznie programiści tworzący programy dla newsletterów nie przywiązują uwagi do takich "szczegółów"...
Opublikowano: 2012.04.27 12:14 przez Alina #112
Ja też miałam taką sytuację – zamówiłam newslettera, który przychodził co tydzień i za każdym razem jak go dostałam, klikałam na link, który teoretycznie umożliwiał wypisanie się z niego. Ale tylko teoretycznie, bo tak klikałam dobre dwa miesiące. Ostatecznie się wkurzyłam i kliknęłam odpowiedz i napisałam co o tym myślę. Poskutkowało
Opublikowano: 2012.04.27 13:44 przez maggie #115
Zapisałam się kiedyś na newsletter, ale chcę z niego zrezygnować. Niestety-w newsletterze nie ma linku, który pozwala na wypisanie się z niego. Jest informacja, że żeby zrezygnowac z newslettera, trzeba się najpierw zalogować. Niestety ja zapomniałam hasła i nie mogę wejść na swoje konto! Wiadomości wciąż do mnie przychodzą, co naprawdę zaczyna mnie denerwować. Napisałam nawet na adres mailowy, z którego przychodzą do mnie wiadomości, ale niestety nic się nie zmieniło....
Opublikowano: 2012.04.29 15:57 przez Elka #128
Fajny artykuł. Pytanie za 100 punktów: czy ktoś widział idealnie zrobiony newsletter? Czy taki istnieje?

Zostaw komentarz
Musisz się zalogować, aby wziąć udział w tej dyskusji.